Une automatisation fait le suivi à votre place. Elle commence par un déclencheur, quelque chose qui se passe sur votre plateforme comme un nouveau membre, un achat ou un cours terminé, puis exécute seule une ou plusieurs étapes : ajouter un tag, définir un champ, envoyer un e-mail, attendre quelques jours, vérifier une condition. Cet article présente la liste des automatisations, où vous créez, retrouvez, organisez, activez et désactivez vos automatisations.
Qui peut utiliser les automatisations
Les automatisations demandent l'autorisation Gérer les automatisations. Propriétaire et Administrateur l'ont, et vous pouvez l'ajouter à un rôle personnalisé. Avec elle, l'entrée Automatisations apparaît dans le menu d'administration. Sans elle, l'entrée de menu manque et les pages restent fermées.
Lire la liste
Le haut de la page indique combien de vos automatisations sont activées, par exemple « 3 sur 5 actives. » Les automatisations archivées ne sont pas comptées.
La liste s'ouvre en Tableau. Le sélecteur de vue propose aussi Liste et Grille, qui affichent chaque automatisation sous forme de carte avec le nombre de déclencheurs et d'actions, le taux de réussite ou un badge Échoué, et un crayon quand il y a des modifications non publiées.
Le tableau a ces colonnes :
- Nom : le nom et, en dessous, un court résumé du flux, comme le déclencheur suivi de la première action. Une nouvelle automatisation sans déclencheur affiche Pas encore de déclencheur.
- Déclencheurs : des icônes pour trois déclencheurs au plus, plus un nombre s'il y en a davantage.
- Actions : le nombre d'étapes d'action de l'automatisation.
- Dernière exécution : depuis combien de temps l'automatisation a été exécutée pour la dernière fois, ou Jamais. Un badge rouge signale une dernière exécution qui a échoué.
- Succès (7 j) : la part des exécutions terminées des sept derniers jours qui ont abouti. Les exécutions encore en cours ne comptent pas, les exécutions annulées comptent comme non réussies. Un tiret signifie qu'il n'y a eu aucune exécution terminée.
- Mis à jour : la date de la dernière modification de l'automatisation.
- Statut : l'interrupteur qui active ou désactive l'automatisation.
Exécutions (7 j) et Créé sont masquées au départ. Affichez-les avec Colonnes. Les exécutions de test et les relectures depuis l'éditeur ne comptent jamais dans Dernière exécution, Exécutions (7 j) ni Succès (7 j), vos tests ne faussent donc pas vos chiffres.
Activer et désactiver une automatisation
L'interrupteur de la colonne Statut active ou désactive une automatisation immédiatement. Tant qu'elle est activée, l'automatisation réagit à son déclencheur. Tant qu'elle est désactivée, rien ne démarre.
La version en ligne est toujours la version publiée. Quand vous enregistrez des modifications dans l'éditeur après le premier enregistrement, elles restent un brouillon jusqu'à ce que vous les publiiez, et un crayon jaune à côté de l'interrupteur signale Modifications non publiées. Le fonctionnement de l'enregistrement et de la publication est expliqué dans Créer une automatisation.
Quand vous activez une automatisation, la plateforme vérifie que chaque intégration qu'elle utilise est connectée. S'il en manque une, l'interrupteur revient en arrière et un message la nomme, par exemple « Connectez d'abord ces intégrations : GetResponse ». Une automatisation archivée ne peut pas être activée : sortez-la d'abord de l'archive.
Trouver une automatisation
- Le champ de recherche au-dessus de la liste trouve les automatisations par nom.
- Dans le tableau, cliquez sur l'en-tête Nom, Mis à jour ou Créé pour trier selon cette colonne. En Liste et Grille, Trier propose A-Z, Z-A, Le plus récent et Le plus ancien.
- Filtre restreint la liste par Statut, Déclencheur, Dossier, Statut de la dernière exécution, Dernière exécution, Exécutions (7 j), Succès (7 j) en pourcentage, le nombre de Déclencheurs ou d'Actions, Modifications non publiées, Favori, Créé et Mis à jour. Déclencheur et Dossier ne proposent que ce que vos automatisations utilisent réellement. Statut de la dernière exécution réglé sur Jamais trouve les automatisations qui n'ont pas encore été exécutées.
La recherche, le tri et les filtres fonctionnent comme dans les autres listes.
Vues intelligentes
La barre au-dessus de la liste contient des puces qui changent ce que la liste affiche. Chacune indique un nombre.
- Accueil affiche toutes les automatisations qui ne sont pas archivées.
- Sans dossier affiche les automatisations qui ne sont dans aucun dossier. Elle apparaît dès que vous avez au moins un dossier.
- Favoris affiche les automatisations que vous avez marquées d'une étoile.
- Échoué affiche les automatisations dont la dernière exécution a échoué. Les exécutions de test n'y placent pas une automatisation.
- Archivé affiche uniquement les automatisations archivées. Elles n'apparaissent nulle part ailleurs.
Cliquez une deuxième fois sur une puce active pour revenir à Accueil. Quand une vue est vide, elle l'indique, par exemple Aucune automatisation échouée. Une vue Accueil vide propose Commencer avec un modèle.
Dossiers
Les dossiers gardent une longue liste en ordre. Ils se trouvent sous forme de puces dans la même barre, chacun avec le nombre d'automatisations qu'il contient directement.
- Nouveau dossier ajoute un dossier. Saisissez le nom, jusqu'à 120 caractères, et appuyez sur Entrée. Échap annule.
- Cliquez sur un dossier pour l'ouvrir. La liste n'affiche alors que les automatisations de ce dossier, et la barre des dossiers affiche ses sous-dossiers. Nouveau dossier dans un dossier crée un sous-dossier. La puce de gauche vous fait remonter d'un niveau.
- Survolez un dossier et ouvrez son menu pour Renommer et Supprimer.
- Faites glisser un dossier latéralement pour changer l'ordre. Déposez-le sur un autre dossier pour l'y placer, ou sur la puce de retour pour le faire remonter d'un niveau. Un dossier ne peut pas aller dans l'un de ses propres sous-dossiers.
Supprimer un dossier ne supprime jamais d'automatisations. La boîte de dialogue demande Supprimer le dossier « {name} » ? Ses automatisations passent dans Sans dossier et ses sous-dossiers remontent d’un niveau., et c'est exactement ce qui se passe.
Pour déplacer une automatisation, faites glisser sa ligne sur une puce de dossier, la puce Sans dossier ou la puce de retour. Ou choisissez Déplacer vers un dossier dans le menu de la ligne, choisissez un dossier ou Sans dossier et cliquez sur Déplacer. Le dossier actuel est marqué Actuel.
Créer une automatisation
Cliquez sur Ajouter en haut de la liste. Vous choisissez entre deux points de départ :
- Automatisation vierge ouvre l'éditeur avec un flux vide, et vous construisez l'automatisation vous-même.
- À partir d'un modèle ouvre la galerie de modèles.
La galerie de modèles
La galerie propose des flux prêts à l'emploi, regroupés par thème : Membres, Paiements, Cours, Événements, Communauté, Intégrations et Planification. Chaque carte nomme le flux et dit ce qu'il fait. Cherchez dans la galerie par nom ou description, ou choisissez un groupe à gauche.
Aperçu sur une carte affiche le flux sous forme de diagramme en lecture seule. Cliquez sur la carte elle-même, ou utilisez le modèle depuis l'aperçu, et la plateforme crée une nouvelle automatisation à partir de celui-ci et l'ouvre dans l'éditeur.
Toute automatisation créée à partir d'un modèle démarre désactivée. Ouvrez ses étapes, choisissez votre propre tag, champ ou e-mail là où le modèle le demande, puis activez-la. Un déclencheur qui réagit à un tag ou à un champ de membre réagit à chaque tag ou champ tant que vous n'en choisissez pas un. Un modèle qui utilise une intégration, comme Stripe ou GetResponse, a aussi besoin que cette intégration soit connectée.
Le menu de la ligne
Le crayon en fin de ligne ouvre l'automatisation dans l'éditeur. Le menu à côté contient tout le reste :
- Modifier ouvre aussi l'éditeur.
- Favori marque l'automatisation d'une étoile pour qu'elle apparaisse sous Favoris. Retirer des favoris enlève l'étoile.
- Exécution de test exécute une fois le brouillon actuel, et ses actions s'exécutent réellement. Voir Tests et historique d'exécution.
- Dupliquer crée une copie nommée avec « (Copie) » dans le même dossier. La copie démarre désactivée et reprend le brouillon actuel de l'original comme version publiée. Une copie avec un déclencheur Webhook entrant reçoit sa propre adresse de webhook et un nouveau secret. Un message avec Ouvrir la copie vous y mène directement.
- Déplacer vers un dossier déplace l'automatisation, comme décrit ci-dessus.
- Activité ouvre un panneau latéral avec les dernières modifications : qui a fait quoi et quand, par exemple Créé, Enregistré, Publié, Activé, Désactivé, Archivé ou Restaurée. Le marquage d'une étoile et le déplacement ne sont pas enregistrés. La liste complète se trouve dans Tests et historique d'exécution.
- Archiver et Désarchiver, voir ci-dessous.
- Supprimer, voir ci-dessous.
Archiver ou supprimer
Archiver met une automatisation de côté sans la supprimer. Elle est désactivée et passe dans Archivé, et son historique d'exécution est conservé. Désarchiver la ramène dans la liste. Elle reste désactivée jusqu'à ce que vous la réactiviez.
Supprimer demande Supprimer l'automatisation ? et déplace l'automatisation dans la corbeille. Son historique d'exécution est conservé. Sous Paramètres > Corbeille, l'onglet Automatisations liste les automatisations supprimées, que vous pouvez y restaurer ou supprimer définitivement.
Archivez les automatisations dont vous pourriez avoir à nouveau besoin, comme une campagne saisonnière. Supprimez celles dont vous êtes sûr.
Travailler sur plusieurs automatisations à la fois
Cochez les cases à gauche des lignes, ou la case de l'en-tête du tableau pour prendre toutes les automatisations que la liste affiche actuellement, sur toutes les pages. Une barre apparaît en bas avec :
- Activer active la sélection. Les automatisations dont une intégration manque sont ignorées, de même que les archivées. Une courte note indique combien ont été ignorées et pourquoi.
- Désactiver désactive la sélection.
- Déplacer vers un dossier déplace la sélection dans un dossier.
- Supprimer déplace la sélection dans la corbeille après confirmation.
Effacer la sélection ferme la barre.
Pour les organisations
Si votre plateforme appartient à une organisation qui regroupe plusieurs entreprises, le menu de la ligne peut afficher Copier vers une autre entreprise. Vous le voyez si vous êtes propriétaire ou administrateur de l'organisation, ou si vous avez l'autorisation d'organisation Transférer du contenu entre instances, et si vous avez accès à au moins une autre entreprise.
Choisissez l'entreprise cible et cliquez sur Copier. La copie garde le nom, n'est dans aucun dossier et démarre désactivée, pour que vous puissiez la vérifier avant de l'activer. Elle reprend le brouillon actuel comme version publiée. Les tags, champs personnalisés, forums, badges, groupes et cours sont associés par leur nom dans l'entreprise cible. Un déclencheur Webhook entrant y reçoit un nouveau secret. Tout ce que la cible n'a pas est vidé, et le résultat le liste sous Ces références n'existent pas dans l'entreprise cible et ont été supprimées :. Ouvrez-y la copie et complétez les étapes vidées avant de l'activer.