Eine Automation erledigt Folgearbeit für Sie. Sie beginnt mit einem Auslöser, also etwas, das in Ihrer Plattform passiert, etwa ein neues Mitglied, ein Kauf oder ein abgeschlossener Kurs, und führt danach selbstständig einen oder mehrere Schritte aus: einen Tag hinzufügen, ein Feld setzen, eine E-Mail senden, ein paar Tage warten, eine Bedingung prüfen. Dieser Artikel behandelt die Automationsliste, in der Sie Ihre Automationen anlegen, finden, ordnen und ein- und ausschalten.
Wer Automationen nutzen kann
Automationen brauchen die Berechtigung Automationen verwalten. Eigentümer und Administrator haben sie, und Sie können sie einer eigenen Rolle hinzufügen. Damit erscheint der Eintrag Automationen im Admin-Menü. Ohne sie fehlt der Menüeintrag, und die Seiten bleiben gesperrt.
Die Liste lesen
Oben auf der Seite steht, wie viele Ihrer Automationen eingeschaltet sind, zum Beispiel „3 von 5 aktiv.“ Archivierte Automationen werden nicht mitgezählt.
Die Liste öffnet sich als Tabelle. Der Ansichtsumschalter bietet außerdem Liste und Raster, die jede Automation als Karte zeigen, mit der Anzahl der Auslöser und Aktionen, der Erfolgsquote oder einem Badge Fehlgeschlagen und einem Stift, wenn es unveröffentlichte Änderungen gibt.
Die Tabelle hat diese Spalten:
- Name: der Name und darunter eine kurze Zusammenfassung des Ablaufs, etwa der Auslöser gefolgt von der ersten Aktion. Bei einer neuen Automation ohne Auslöser steht dort Noch kein Auslöser.
- Auslöser: Symbole für bis zu drei Auslöser, bei mehr zusätzlich eine Anzahl.
- Aktionen: wie viele Aktionsschritte die Automation hat.
- Letzter Lauf: wie lange der letzte Lauf der Automation zurückliegt, oder Nie. Ein rotes Badge markiert einen letzten Lauf, der fehlgeschlagen ist.
- Erfolg (7 T.): der Anteil der beendeten Läufe der letzten sieben Tage, die abgeschlossen wurden. Laufende Läufe zählen nicht, abgebrochene Läufe zählen als nicht erfolgreich. Ein Strich bedeutet, dass es keinen beendeten Lauf gab.
- Aktualisiert: wann die Automation zuletzt geändert wurde.
- Status: der Schalter, der die Automation ein- oder ausschaltet.
Läufe (7 T.) und Erstellt sind zunächst ausgeblendet. Blenden Sie sie über Spalten ein. Testläufe und Wiederholungen aus dem Editor zählen nie in Letzter Lauf, Läufe (7 T.) oder Erfolg (7 T.), Tests verfälschen Ihre Zahlen also nicht.
Eine Automation ein- und ausschalten
Der Schalter in der Spalte Status schaltet eine Automation sofort ein oder aus. Solange sie eingeschaltet ist, reagiert die Automation auf ihren Auslöser. Solange sie ausgeschaltet ist, startet nichts.
Live ist immer die veröffentlichte Version. Wenn Sie nach dem ersten Speichern Änderungen im Editor speichern, bleiben sie ein Entwurf, bis Sie sie veröffentlichen, und ein gelber Stift neben dem Schalter markiert Unveröffentlichte Änderungen. Wie Speichern und Veröffentlichen funktionieren, erklärt Eine Automation erstellen.
Wenn Sie eine Automation einschalten, prüft die Plattform, ob jede verwendete Integration verbunden ist. Fehlt eine, springt der Schalter zurück, und eine Meldung nennt sie, zum Beispiel „Verbinden Sie zuerst diese Integrationen: GetResponse“. Eine archivierte Automation lässt sich nicht einschalten: Holen Sie sie zuerst aus dem Archiv.
Eine Automation finden
- Das Suchfeld über der Liste findet Automationen nach Namen.
- Klicken Sie in der Tabelle auf die Überschrift Name, Aktualisiert oder Erstellt, um danach zu sortieren. In Liste und Raster bietet Sortieren die Optionen A-Z, Z-A, Neueste und Älteste.
- Filter grenzt die Liste ein nach Status, Auslöser, Ordner, Status letzter Lauf, Letzter Lauf, Läufe (7 T.), Erfolg (7 T.) in Prozent, der Anzahl der Auslöser oder Aktionen, Unveröffentlichte Änderungen, Favorit, Erstellt und Aktualisiert. Auslöser und Ordner bieten nur an, was Ihre Automationen tatsächlich verwenden. Status letzter Lauf auf Nie gesetzt findet Automationen, die noch nicht gelaufen sind.
Suche, Sortierung und Filter funktionieren wie in anderen Listen.
Intelligente Ansichten
Die Leiste über der Liste enthält Chips, die umschalten, was die Liste zeigt. Jeder hat eine Anzahl.
- Übersicht zeigt alle Automationen, die nicht archiviert sind.
- Ohne Ordner zeigt die Automationen, die in keinem Ordner liegen. Der Chip erscheint, sobald Sie mindestens einen Ordner haben.
- Favoriten zeigt die Automationen, die Sie markiert haben.
- Fehlgeschlagen zeigt die Automationen, deren letzter Lauf fehlgeschlagen ist. Testläufe bringen eine Automation nicht hierher.
- Archiviert zeigt nur archivierte Automationen. Sie erscheinen sonst nirgends.
Klicken Sie einen aktiven Chip ein zweites Mal an, um zu Übersicht zurückzukehren. Ist eine Ansicht leer, steht das dort, zum Beispiel Keine fehlgeschlagenen Automationen. Eine leere Übersicht bietet Mit Vorlage starten an.
Ordner
Ordner halten eine lange Liste übersichtlich. Sie sitzen als Chips in derselben Leiste, jeder mit der Anzahl der Automationen direkt darin.
- Neuer Ordner legt einen Ordner an. Geben Sie den Namen ein, bis zu 120 Zeichen, und drücken Sie die Eingabetaste. Escape bricht ab.
- Klicken Sie auf einen Ordner, um ihn zu öffnen. Die Liste zeigt dann nur die Automationen in diesem Ordner, und die Ordnerleiste zeigt seine Unterordner. Neuer Ordner in einem Ordner legt einen Unterordner an. Der Chip links führt eine Ebene zurück nach oben.
- Fahren Sie mit der Maus über einen Ordner und öffnen Sie sein Menü für Umbenennen und Löschen.
- Ziehen Sie einen Ordner seitwärts, um die Reihenfolge zu ändern. Legen Sie ihn auf einem anderen Ordner ab, um ihn hineinzuschieben, oder auf dem Zurück-Chip, um ihn eine Ebene nach oben zu holen. Ein Ordner kann nicht in einen seiner eigenen Unterordner.
Das Löschen eines Ordners löscht nie Automationen. Der Dialog fragt Ordner „{name}“ löschen? Seine Automationen wandern zu „Ohne Ordner“, seine Unterordner rücken eine Ebene nach oben., und genau das passiert.
Um eine Automation zu verschieben, ziehen Sie ihre Zeile auf einen Ordner-Chip, den Chip Ohne Ordner oder den Zurück-Chip. Oder wählen Sie im Zeilenmenü In Ordner verschieben, wählen Sie einen Ordner oder Ohne Ordner und klicken Sie auf Verschieben. Der aktuelle Ordner ist mit Aktuell markiert.
Eine Automation anlegen
Klicken Sie oben in der Liste auf Hinzufügen. Sie wählen zwischen zwei Ausgangspunkten:
- Leere Automation öffnet den Editor mit einem leeren Ablauf, und Sie bauen die Automation selbst.
- Aus Vorlage öffnet die Vorlagengalerie.
Die Vorlagengalerie
Die Galerie bietet fertige Abläufe, nach Thema gruppiert: Mitglieder, Zahlungen, Kurse, Events, Community, Integrationen und Zeitplan. Jede Karte nennt den Ablauf und sagt, was er tut. Durchsuchen Sie die Galerie nach Name oder Beschreibung, oder wählen Sie links eine Gruppe.
Vorschau auf einer Karte zeigt den Ablauf als schreibgeschütztes Diagramm. Klicken Sie auf die Karte selbst oder verwenden Sie die Vorlage aus der Vorschau, und die Plattform legt daraus eine neue Automation an und öffnet sie im Editor.
Jede Automation aus einer Vorlage startet ausgeschaltet. Öffnen Sie ihre Schritte, wählen Sie Ihren eigenen Tag, Ihr Feld oder Ihre E-Mail, wo die Vorlage danach fragt, und schalten Sie sie dann ein. Ein Auslöser, der auf einen Tag oder ein Mitgliedsfeld reagiert, reagiert auf jeden Tag oder jedes Feld, bis Sie eines wählen. Eine Vorlage, die eine Integration nutzt, etwa Stripe oder GetResponse, braucht außerdem diese verbundene Integration.
Das Zeilenmenü
Der Stift am Ende einer Zeile öffnet die Automation im Editor. Das Menü daneben enthält alles andere:
- Bearbeiten öffnet ebenfalls den Editor.
- Favorit markiert die Automation, damit sie unter Favoriten erscheint. Favorit entfernen nimmt die Markierung wieder weg.
- Testlauf führt den aktuellen Entwurf einmal aus, und seine Aktionen werden wirklich ausgeführt. Siehe Testen und Durchläufe.
- Duplizieren legt im selben Ordner eine Kopie mit „(Kopie)“ im Namen an. Die Kopie startet ausgeschaltet und übernimmt den aktuellen Entwurf des Originals als veröffentlichte Version. Eine Kopie mit dem Auslöser Eingehender Webhook bekommt eine eigene Webhook-Adresse und ein neues Secret. Eine Meldung mit Kopie öffnen führt Sie direkt dorthin.
- In Ordner verschieben verschiebt die Automation wie oben beschrieben.
- Aktivität öffnet ein Seitenpanel mit den letzten Änderungen: wer was wann getan hat, zum Beispiel Erstellt, Gespeichert, Veröffentlicht, Aktiviert, Deaktiviert, Archiviert oder Zurückgesetzt. Markieren und Verschieben werden nicht erfasst. Die vollständige Liste steht in Testen und Durchläufe.
- Archivieren und Aus Archiv holen, siehe unten.
- Löschen, siehe unten.
Archivieren oder löschen
Archivieren nimmt eine Automation aus dem Weg, ohne sie zu löschen. Sie wird ausgeschaltet und wandert zu Archiviert, und ihre Durchläufe bleiben erhalten. Aus Archiv holen bringt sie zurück in die Liste. Sie bleibt ausgeschaltet, bis Sie sie wieder einschalten.
Löschen fragt Automatisierung löschen? und verschiebt die Automation in den Papierkorb. Ihre Durchläufe bleiben erhalten. Unter Einstellungen > Papierkorb listet der Tab Automationen gelöschte Automationen auf, wo Sie sie wiederherstellen oder endgültig löschen können.
Archivieren Sie Automationen, die Sie vielleicht wieder brauchen, etwa eine saisonale Kampagne. Löschen Sie die, bei denen Sie sicher sind.
Mit mehreren Automationen gleichzeitig arbeiten
Setzen Sie die Häkchen links in den Zeilen, oder das Häkchen im Tabellenkopf, um jede Automation zu wählen, die die Liste gerade zeigt, über alle Seiten hinweg. Unten erscheint eine Leiste mit:
- Aktivieren schaltet die Auswahl ein. Automationen mit fehlender Integration werden übersprungen, ebenso archivierte. Ein kurzer Hinweis sagt, wie viele übersprungen wurden und warum.
- Deaktivieren schaltet die Auswahl aus.
- In Ordner verschieben verschiebt die Auswahl in einen Ordner.
- Löschen verschiebt die Auswahl nach Ihrer Bestätigung in den Papierkorb.
Auswahl aufheben schließt die Leiste.
Für Organisationen
Gehört Ihre Plattform zu einer Organisation mit mehreren Unternehmen, kann das Zeilenmenü In ein anderes Unternehmen kopieren zeigen. Sie sehen den Eintrag, wenn Sie Eigentümer oder Administrator der Organisation sind oder die Organisationsberechtigung Inhalte zwischen Instanzen übertragen haben und Zugriff auf mindestens ein weiteres Unternehmen haben.
Wählen Sie das Zielunternehmen und klicken Sie auf Kopieren. Die Kopie behält den Namen, liegt in keinem Ordner und startet ausgeschaltet, damit Sie sie prüfen können, bevor Sie sie einschalten. Sie übernimmt den aktuellen Entwurf als veröffentlichte Version. Tags, benutzerdefinierte Felder, Foren, Abzeichen, Gruppen und Kurse werden im Zielunternehmen über den Namen zugeordnet. Ein Auslöser Eingehender Webhook bekommt dort ein neues Secret. Alles, was das Ziel nicht hat, wird geleert, und das Ergebnis listet es unter Diese Verweise existieren im Zielunternehmen nicht und wurden entfernt: auf. Öffnen Sie die Kopie dort und füllen Sie die geleerten Schritte aus, bevor Sie sie einschalten.