Una automatización hace el trabajo de seguimiento por usted. Empieza con un disparador, algo que ocurre en su plataforma, como un miembro nuevo, una compra o un curso terminado, y luego ejecuta uno o varios pasos por sí sola: añadir una etiqueta, rellenar un campo, enviar un correo, esperar unos días, comprobar una condición. Este artículo trata la lista de automatizaciones, donde usted crea, encuentra, organiza, activa y desactiva sus automatizaciones.
Quién puede usar las automatizaciones
Las automatizaciones requieren el permiso Gestionar automatizaciones. Propietario y Administrador lo tienen, y usted puede añadirlo a un rol personalizado. Con él, aparece la entrada Automatizaciones en el menú de administración. Sin él, falta la entrada del menú y las páginas permanecen cerradas.
Leer la lista
La parte superior de la página muestra cuántas de sus automatizaciones están activadas, por ejemplo "3 de 5 activas." Las automatizaciones archivadas no se cuentan.
La lista se abre como Tabla. El selector de vista ofrece además Lista y Cuadrícula, que muestran cada automatización como una tarjeta con el número de disparadores y acciones, la tasa de éxito o una insignia Fallido, y un lápiz cuando hay cambios sin publicar.
La tabla tiene estas columnas:
- Nombre: el nombre y, debajo, un breve resumen del flujo, como el disparador seguido de la primera acción. Una automatización nueva sin disparador indica Aún sin disparador.
- Disparadores: iconos de hasta tres disparadores, más un número si hay más.
- Acciones: cuántos pasos de acción tiene la automatización.
- Última ejecución: hace cuánto se ejecutó la automatización por última vez, o Nunca. Una insignia roja marca una última ejecución fallida.
- Éxito (7 d): la proporción de ejecuciones terminadas en los últimos siete días que se completaron. Las ejecuciones aún en curso no cuentan, las canceladas cuentan como no exitosas. Un guion indica que no hubo ninguna ejecución terminada.
- Actualizado: cuándo se modificó la automatización por última vez.
- Estado: el interruptor que activa o desactiva la automatización.
Ejecuciones (7 d) y Creado están ocultas al principio. Muéstrelas con Columnas. Las ejecuciones de prueba y las repeticiones desde el editor nunca cuentan en Última ejecución, Ejecuciones (7 d) ni Éxito (7 d), así que las pruebas no alteran sus cifras.
Activar y desactivar una automatización
El interruptor de la columna Estado activa o desactiva una automatización al instante. Mientras está activada, la automatización reacciona a su disparador. Mientras está desactivada, no se inicia nada.
La versión en vigor es siempre la publicada. Cuando guarda cambios en el editor después del primer guardado, quedan como borrador hasta que los publica, y un lápiz amarillo junto al interruptor marca Cambios sin publicar. Cómo funcionan el guardado y la publicación se explica en Crear una automatización.
Cuando activa una automatización, la plataforma comprueba que todas las integraciones que usa estén conectadas. Si falta alguna, el interruptor vuelve atrás y un mensaje la nombra, por ejemplo "Conecta primero estas integraciones: GetResponse". Una automatización archivada no se puede activar: primero restáurela desde el archivo.
Encontrar una automatización
- El campo de búsqueda sobre la lista encuentra automatizaciones por nombre.
- En la tabla, haga clic en el encabezado Nombre, Actualizado o Creado para ordenar por él. En Lista y Cuadrícula, Ordenar ofrece A-Z, Z-A, Más reciente y Más antiguo.
- Filtro acota la lista por Estado, Disparador, Carpeta, Estado de la última ejecución, Última ejecución, Ejecuciones (7 d), Éxito (7 d) en porcentaje, el número de Disparadores o Acciones, Cambios sin publicar, Favorito, Creado y Actualizado. Disparador y Carpeta solo ofrecen lo que sus automatizaciones usan realmente. Estado de la última ejecución con el valor Nunca encuentra automatizaciones que aún no se han ejecutado.
La búsqueda, el orden y los filtros funcionan igual que en otras listas.
Vistas inteligentes
La barra sobre la lista contiene chips que cambian lo que muestra la lista. Cada uno tiene un recuento.
- Inicio muestra todas las automatizaciones que no están archivadas.
- Sin carpeta muestra las automatizaciones que no están en ninguna carpeta. Aparece en cuanto tiene al menos una carpeta.
- Favoritos muestra las automatizaciones que marcó con una estrella.
- Fallido muestra las automatizaciones cuya última ejecución falló. Las ejecuciones de prueba no ponen una automatización aquí.
- Archivado muestra solo las automatizaciones archivadas. No aparecen en ningún otro sitio.
Haga clic por segunda vez en un chip activo para volver a Inicio. Cuando una vista está vacía, lo indica, por ejemplo No hay automatizaciones fallidas. Una vista Inicio vacía ofrece Empezar con una plantilla.
Carpetas
Las carpetas mantienen ordenada una lista larga. Se encuentran como chips en la misma barra, cada una con el número de automatizaciones que contiene directamente.
- Nueva carpeta añade una carpeta. Escriba el nombre, de hasta 120 caracteres, y pulse Intro. Escape cancela.
- Haga clic en una carpeta para abrirla. La lista muestra entonces solo las automatizaciones de esa carpeta, y la barra de carpetas muestra sus subcarpetas. Nueva carpeta dentro de una carpeta crea una subcarpeta. El chip de la izquierda le lleva un nivel hacia arriba.
- Pase el ratón sobre una carpeta y abra su menú para Renombrar y Eliminar.
- Arrastre una carpeta hacia un lado para cambiar el orden. Suéltela sobre otra carpeta para meterla dentro, o sobre el chip de volver para subirla un nivel. Una carpeta no puede ir dentro de una de sus propias subcarpetas.
Eliminar una carpeta nunca elimina automatizaciones. El diálogo pregunta ¿Eliminar la carpeta «{name}»? Sus automatizaciones pasan a Sin carpeta y sus subcarpetas suben un nivel., y eso es exactamente lo que ocurre.
Para mover una automatización, arrastre su fila sobre un chip de carpeta, el chip Sin carpeta o el chip de volver. O elija Mover a carpeta en el menú de la fila, seleccione una carpeta o Sin carpeta y haga clic en Mover. La carpeta actual está marcada como Actual.
Crear una automatización
Haga clic en Agregar en la parte superior de la lista. Puede elegir entre dos puntos de partida:
- Automatización en blanco abre el editor con un flujo vacío, y usted construye la automatización por su cuenta.
- Desde plantilla abre la galería de plantillas.
La galería de plantillas
La galería ofrece flujos listos para usar, agrupados por tema: Miembros, Pagos, Cursos, Eventos, Comunidad, Integraciones y Programación. Cada tarjeta nombra el flujo y dice lo que hace. Busque en la galería por nombre o descripción, o elija un grupo a la izquierda.
Vista previa en una tarjeta muestra el flujo como un diagrama de solo lectura. Haga clic en la propia tarjeta, o use la plantilla desde la vista previa, y la plataforma crea a partir de ella una automatización nueva y la abre en el editor.
Toda automatización creada a partir de una plantilla empieza desactivada. Abra sus pasos, elija su propia etiqueta, campo o correo donde la plantilla lo pida y luego actívela. Un disparador que reacciona a una etiqueta o a un campo de miembro reacciona a cualquier etiqueta o campo hasta que usted elija uno. Una plantilla que usa una integración, como Stripe o GetResponse, también necesita esa integración conectada.
El menú de la fila
El lápiz al final de una fila abre la automatización en el editor. El menú que está a su lado contiene todo lo demás:
- Editar también abre el editor.
- Favorito marca la automatización con una estrella para que aparezca en Favoritos. Quitar de favoritos retira la estrella.
- Ejecución de prueba ejecuta una vez el borrador actual, y sus acciones se ejecutan de verdad. Consulte Pruebas e historial de ejecuciones.
- Duplicar crea una copia con "(Copia)" en el nombre, en la misma carpeta. La copia empieza desactivada y toma el borrador actual del original como su versión publicada. Una copia con un disparador Webhook entrante recibe su propia dirección de webhook y un secreto nuevo. Un mensaje con Abrir copia le lleva directamente a ella.
- Mover a carpeta mueve la automatización, como se describe arriba.
- Actividad abre un panel lateral con los últimos cambios: quién hizo qué y cuándo, por ejemplo Creado, Guardado, Publicado, Habilitado, Deshabilitado, Archivado o Revertida. Marcar con estrella y mover no se registran. La lista completa está en Pruebas e historial de ejecuciones.
- Archivar y Desarchivar, vea más abajo.
- Eliminar, vea más abajo.
Archivar o eliminar
Archivar aparta una automatización sin eliminarla. Se desactiva y pasa a Archivado, y su historial de ejecuciones se conserva. Desarchivar la devuelve a la lista. Sigue desactivada hasta que usted la vuelva a activar.
Eliminar pregunta ¿Eliminar la automatización? y mueve la automatización a la papelera. Su historial de ejecuciones se conserva. En Configuraciones > Papelera, la pestaña Automatizaciones lista las automatizaciones eliminadas, donde puede restaurarlas o eliminarlas definitivamente.
Archive las automatizaciones que podría volver a necesitar, como una campaña de temporada. Elimine aquellas de las que esté seguro.
Trabajar con varias automatizaciones a la vez
Marque las casillas a la izquierda de las filas, o la casilla del encabezado de la tabla para tomar todas las automatizaciones que la lista muestra en ese momento, en todas las páginas. Aparece una barra en la parte inferior con:
- Activar activa la selección. Las automatizaciones con una integración que falta se omiten, al igual que las archivadas. Una breve nota indica cuántas se omitieron y por qué.
- Desactivar desactiva la selección.
- Mover a carpeta mueve la selección a una carpeta.
- Eliminar mueve la selección a la papelera después de que usted confirme.
Borrar selección cierra la barra.
Para organizaciones
Si su plataforma pertenece a una organización con varias empresas, el menú de la fila puede mostrar Copiar a otra empresa. Lo ve cuando es propietario o administrador de la organización, o tiene el permiso de organización Transfiere contenido entre instancias, y tiene acceso al menos a otra empresa.
Elija la empresa de destino y haga clic en Copiar. La copia conserva el nombre, no está en ninguna carpeta y empieza desactivada, para que pueda revisarla antes de activarla. Toma el borrador actual como su versión publicada. Las etiquetas, los campos personalizados, los foros, las insignias, los grupos y los cursos se emparejan por nombre en la empresa de destino. Un disparador Webhook entrante recibe allí un secreto nuevo. Todo lo que el destino no tiene se vacía, y el resultado lo enumera en Estas referencias no existen en la empresa de destino y se han eliminado:. Abra allí la copia y complete los pasos vaciados antes de activarla.