Mitglieder, Bestellungen, Kurse, Events, Produkte: Das meiste, was Sie verwalten, liegt in einer Liste, und die Listen teilen dieselben Bedienelemente. Lernen Sie sie einmal an Ihrer Mitgliederliste, und Sie finden sich in allen anderen zurecht.
Die Kopfzeile
Die Bedienelemente sitzen oben in jeder Liste.
- Suche findet Treffer, während Sie tippen. In der Mitgliederliste sucht sie in Vorname, Nachname, E-Mail und vollem Namen, "Anna Berg" findet also Anna Berg.
- Filter baut Bedingungen für alles, was die Suche nicht ausdrücken kann.
- Spalten wählt, welche Felder die Tabelle zeigt.
- Der Ansichtswechsel wechselt zwischen den Formen, die eine Liste anbietet.
- Die Schaltfläche rechts legt einen neuen Eintrag an.
Eine Ansicht wählen
Listen mit mehr als einer Form zeigen einen Ansichtswechsel mit Raster, Liste und Tabelle. Die Mitgliederliste bietet zusätzlich Karte. Listen mit nur einer Form, etwa Bestellungen, haben keinen Wechsel.
Die Tabelle bringt alles in Zeilen und Spalten und eignet sich am besten zum Vergleichen und Überfliegen. Die Liste gibt jedem Eintrag eine Zeile mit dem Wesentlichen. Das Raster zeigt Kacheln mit Bildern, was besser zu Kursen passt als zu Personen.
Ihre Wahl wird pro Liste gemerkt. Stellen Sie Mitglieder auf Tabelle und Kurse auf Raster, und jede Liste öffnet so, wie Sie sie verlassen haben.
Filter
Klicken Sie auf Filter, dann auf Bedingung, und bauen Sie die Regel aus drei Teilen: ein Feld, ein Operator, ein Wert.
Welche Operatoren Sie bekommen, hängt vom Feld ab.
| Feldtyp | Operatoren |
|---|---|
| Text | enthält, enthält nicht, ist, ist nicht, ist gesetzt, ist nicht gesetzt |
| Auswahl | ist, ist nicht |
| Datum | ist, vor, nach, zwischen, ist gesetzt, ist nicht gesetzt |
| Zahl | =, ≠, >, <, ≥, ≤, zwischen, ist gesetzt, ist nicht gesetzt |
| Ja/Nein | ist wahr, ist falsch, ist gesetzt, ist nicht gesetzt |
| Verknüpfte Datensätze | hat, hat nicht |
"ist gesetzt" und "ist nicht gesetzt" brauchen keinen Wert. Sie fragen, ob das Feld überhaupt gefüllt ist, und das ist der schnellste Weg zu Datensätzen, bei denen etwas fehlt.
Datumsangaben zählen in ganzen Tagen. "nach" beginnt mit dem folgenden Tag, und "zwischen" schließt den ersten und den letzten Tag ein.
Fügen Sie eine zweite Bedingung hinzu, müssen beide zutreffen. Filter grenzen ein, sie weiten nie aus. Löschen entfernt alle Bedingungen auf einmal.
Das Filtern bei Mitgliedern reicht weiter als die Grundlagen. Neben Name, E-Mail und Status können Sie nach Tag, Gruppe, Segment, Land, Sprache, Engagement, letzter Anmeldung und letzter Aktivität filtern und, wenn diese Funktionen eingeschaltet sind, nach den Kursen, Hubs, Kalendern, Foren und Abzeichen, die ein Mitglied hat. Mit eingeschalteten Zahlungen filtern Sie auch danach, was jemand gekauft hat, wie viel er ausgegeben hat und wann er zuletzt gekauft hat. Jedes eigene Feld, das Sie anlegen, wird ebenfalls filterbar.
Spalten
Spalten entscheidet, was die Tabelle zeigt, und erscheint deshalb in der Tabellenansicht. Schalten Sie ein Feld ein, um es hinzuzufügen, schalten Sie es aus, um es zu entfernen, und ziehen Sie zum Umsortieren. Die erste Spalte ist immer sichtbar und lässt sich nicht entfernen, und Auf Standard zurücksetzen stellt alles wieder her.
Blenden Sie aus, was Sie nie lesen. Eine Tabelle mit sechs aussagekräftigen Spalten ist schneller zu bearbeiten als eine mit zwanzig, in der die wichtige aus dem Bild gescrollt ist.
Ihre Spaltenwahl gilt pro Liste und pro Person, sodass sich niemandes Tabelle ändert, wenn Sie Ihre aufräumen.
Eine Ansicht speichern
Ein Filter, den Sie jeden Morgen neu bauen, sollte eine gespeicherte Ansicht sein. Gespeicherte Ansichten gibt es in der Mitgliederliste.
Richten Sie die gewünschten Filter ein, klicken Sie auf Speichern und geben Sie der Ansicht einen Namen. Sie erscheint als Chip in der Filterleiste, einen Klick entfernt. Pro Liste können Sie bis zu zehn Ansichten behalten.
- Klicken Sie auf den Stern an einem Chip, um Als Standardansicht festlegen zu wählen. Die Liste öffnet dann mit dieser Ansicht.
- Schalten Sie beim Speichern Mit Ihrem Team teilen ein, und Ihre Kolleginnen und Kollegen sehen die Ansicht neben ihren eigenen. Fahren Sie mit der Maus über eine geteilte Ansicht, sehen Sie, von wem sie stammt.
Gespeicherte Ansichten, geteilte Ansichten und Ihre Standardansicht gehören zu dem Arbeitsbereich, in dem Sie sie gespeichert haben. Eine geteilte Ansicht erreicht nur Teammitglieder dieses Arbeitsbereichs, und geteilt werden nur Ansichten von Personen mit Zugang zum Adminbereich.
Ansichten wie "Nicht im Onboarding-Kurs", "Nie angemeldet" oder "Neu diesen Monat" machen aus einer wiederkehrenden Frage einen Klick.
Eine geteilte Ansicht teilt den Filter, nicht den Zugang. Ihr Team sieht weiterhin nur das, was seine Rolle erlaubt.
Mehrere Datensätze auf einmal bearbeiten
Setzen Sie die Haken links an den Zeilen, und eine Leiste erscheint mit dem, was Sie mit allen zusammen tun können.
Alle auswählen, das Kästchen im Tabellenkopf, nimmt genau die Liste, die Sie gerade sehen: jeden Datensatz, der zu Ihrer aktuellen Suche und Ihren Filtern passt, über alle Seiten hinweg, und nichts darüber hinaus. Die Leiste zeigt, wie viele Datensätze das sind.
Bei Mitgliedern enthält die Leiste Tag hinzufügen und Tag entfernen, Zugriff hinzufügen und Zugriff entfernen, Benutzerdefiniertes Feld setzen und Benutzerdefiniertes Feld löschen, Aktivieren und Deaktivieren sowie CSV exportieren für die Auswahl. Schlägt ein Export fehl, sagt Ihnen eine Meldung das.
Das Aktivieren und Deaktivieren in Masse überspringt Ihr eigenes Konto und alle, deren Rolle gleich hoch oder höher ist als Ihre. Jede Statusänderung wird im Audit-Log festgehalten.
Massenaktionen greifen sofort und werden von der Zurück-Schaltfläche nicht rückgängig gemacht. Genau deshalb verlangt das Massenlöschen, dass Sie das Wort "delete" eintippen.
Mit der Mitgliederliste arbeiten
Eine Arbeitsgewohnheit
Erst filtern, dann die Spalten wählen, die Ihre Frage beantworten, und das Ergebnis speichern, wenn Sie die Frage erneut stellen werden.