In de editor bouw je wat een automatisering doet. Je zet een trigger op een canvas, voegt de stappen toe die erop volgen, verbindt ze met lijnen en vult elke stap in. Dit artikel loopt door de editor, van de eerste trigger tot een gepubliceerde versie.
De editor openen
Klik in de lijst met automatiseringen op een automatisering of kies Bewerken in het menu ervan. Wil je van nul beginnen, maak dan een nieuwe automatisering aan en kies Leeg canvas.
Een nieuwe automatisering start met één tijdelijk blok, Kies een trigger, en de naam Naamloze automatisering. Klik bovenaan op de naam om die te wijzigen. Zonder naam kun je niet opslaan.
De editor heeft vier delen:
- De balk bovenaan met de naam, de schakelaar Actief, de hulpmiddelen, Opslaan en een menu met meer acties.
- De bibliotheek links met alles wat je kunt toevoegen.
- Het canvas in het midden met je flow.
- Het inspectiepaneel rechts, dat opent als je een blok selecteert.
Klik linksboven op Automatiseringen om terug te gaan naar de lijst. Heb je niet-opgeslagen wijzigingen, dan krijg je de vraag of je de pagina toch wilt verlaten.
Overzicht van automatiseringen
De bibliotheek
De bibliotheek heeft twee tabbladen: Triggers en Acties.
- Triggers toont wat een automatisering kan starten, bijvoorbeeld een nieuw lid, een betaalde bestelling of een afgeronde les.
- Acties toont wat de automatisering doet. Het onderdeel Besturing staat bovenaan: dat zijn de bouwstenen die de flow vormgeven, zoals voorwaarden, vertragingen, vertakkingen en lussen. Daarna komen de acties zelf.
Beide tabbladen zijn gegroepeerd per bron. De eerste bron bevat de ingebouwde blokken van je platform, daarna volgen de integraties op alfabetische volgorde. Het getal naast een bron telt de blokken ervan. Klik op een bron om die te openen; grotere bronnen zijn verdeeld in categorieën zoals Leden, Betalingen of Cursussen. Met de pijl bovenaan ga je terug.
Het onderdeel Recent gebruikt toont de laatste vier blokken die je vanuit het open tabblad hebt geplaatst, zodat je de blokken die je het vaakst nodig hebt altijd bij de hand hebt.
Om snel een blok te vinden, typ je in het zoekveld boven de tabbladen. Het zoekveld doorzoekt namen en beschrijvingen in alle bronnen van het open tabblad.
Met de pijl naast de titel van de bibliotheek klap je de bibliotheek in tot een smalle strook, zodat het canvas meer ruimte krijgt. Klik op het pictogram in de strook om haar weer te openen. Op een telefoon start de bibliotheek ingeklapt.
Blokken toevoegen en verbinden
Je kunt een blok op twee manieren toevoegen:
- Sleep het uit de bibliotheek naar het canvas en zet het neer waar je het wilt hebben.
- Klik of tik erop. De editor plaatst het rechts van je flow.
De eerste trigger die je toevoegt, vervangt het tijdelijke blok Kies een trigger en neemt de plek ervan in. Je kunt ook het tijdelijke blok selecteren en de gebeurtenis kiezen onder Type trigger in het inspectiepaneel. Een automatisering kan meer dan één trigger hebben; elke trigger start de blokken die ermee verbonden zijn.
Elk blok heeft links een punt voor de inkomende lijn en rechts een of meer punten voor de uitgaande lijnen. Om twee blokken te verbinden, sleep je van een punt rechts van het eerste blok naar het punt links van het volgende blok. Daarbij gelden een paar regels:
- Een trigger heeft geen inkomende lijn, en na een blok Einde kan niets meer volgen.
- Een blok kan niet met zichzelf verbonden worden.
- Een lijn kan niet teruglopen naar een blok dat eerder in de flow komt. De editor laat je die niet trekken. Om stappen te herhalen, gebruik je Herhalen.
- Een ingang neemt één lijn aan. Trek je een tweede lijn naar dezelfde ingang, dan vervangt die de eerste. Alleen triggers kunnen een ingang delen.
Om een lijn te verplaatsen, sleep je een van de uiteinden naar een andere punt. Dezelfde regels gelden, en laat je ergens anders los, dan blijft de lijn waar ze was.
Om een lijn of een blok te verwijderen, klik je erop en druk je op de Backspace-toets. Ctrl+Z maakt je laatste wijziging ongedaan, en Ctrl+Shift+Z zet haar terug. Op een Mac gebruik je Cmd in plaats van Ctrl.
Voorwaarden, vertakkingen en vertragingen
Opruimen en je weg vinden
Auto-indeling in de bovenste balk zet alle blokken van links naar rechts langs hun verbindingen en past de flow in beeld. Zo ruim je een flow het snelst op nadat je meerdere stappen hebt toegevoegd.
Het vraagteken ernaast opent Help, een korte uitleg over je weg vinden op het canvas, met een tabblad voor een muis en een voor een trackpad:
- Verschuiven: sleep het canvas met de linkermuisknop of met één vinger.
- Zoomen: scroll met het muiswiel of knijp op het trackpad.
- Meerdere blokken selecteren: houd Ctrl (Cmd op een Mac) ingedrukt en klik erop.
Op een kleiner scherm staan Auto-indeling en de andere hulpmiddelen in het menu naast Opslaan.
Integraties die nog niet gekoppeld zijn
Blokken van een integratie die je nog niet hebt gekoppeld, staan vervaagd in de bibliotheek met de chip Koppelen. Je kunt ze niet slepen. Klik op een van die blokken, en het venster om die dienst te koppelen opent. Zodra de koppeling werkt, wordt het blok meteen aan het canvas toegevoegd.
Integratie toevoegen onderaan de bibliotheek opent hetzelfde venster zonder blok, bijvoorbeeld om een dienst te koppelen voordat je begint te bouwen.
Hoort een blok op het canvas bij een integratie die niet gekoppeld is, dan toont het inspectiepaneel Niet gekoppeld met een link Koppelen, en telt het blok als probleem (zie hieronder). Bij acties die een account nodig hebben, kies je dat onder Integratie in het inspectiepaneel. Is er nog geen, dan koppel je er een met de knop Integratie toevoegen.
Een blok instellen in het inspectiepaneel
Klik op een blok om rechts het inspectiepaneel te openen. De kop toont het soort blok, bijvoorbeeld Trigger of Actie, en de naam ervan. Daaronder vul je de instellingen van dat blok in. Verplichte velden zijn gemarkeerd met een sterretje. Blokken zonder instellingen, zoals Einde, tonen “Dit blok heeft geen instellingen.”
Onderaan het inspectiepaneel:
- Verwijderen verwijdert het blok en de lijnen ervan.
- Het kopieerpictogram (Dupliceren) zet een kopie van het blok met dezelfde instellingen iets verschoven op het canvas.
- Opslaan slaat de hele automatisering op.
Druk op Esc of op het kruisje in de kop om het inspectiepaneel te sluiten. Op een telefoon eindigt het inspectiepaneel boven de navigatiebalk, zodat deze knoppen binnen bereik blijven.
Een trigger heeft eigen velden in het inspectiepaneel. Sommige beperken hem tot één item, bijvoorbeeld Cursus of Dagen inactief. Ze staan direct onder Type trigger, vóór Voorwaarden.
Tekstvelden van veel acties, bijvoorbeeld het onderwerp en de tekst van een
e-mail, accepteren variabelen zoals of [|First Name|].
Als de automatisering wordt uitgevoerd, worden ze vervangen door de gegevens
van het lid. Besturingsblokken werken met waarden uit de trigger, geschreven
als {{key}}. Welke velden elke trigger en actie heeft, en de volledige
lijst met variabelen, staan in het artikel over triggers en acties.
Het tabblad Uitvoering
Als je een uitvoering opent vanuit het overzicht Uitvoeringen, schakelt het canvas over naar een alleen-lezen herhaling van die uitvoering. Het inspectiepaneel heeft dan twee tabbladen: Instellingen toont de instellingen van het blok zoals ze toen waren, en Uitvoering toont de status, de tijden en de gegevens die erin gingen en eruit kwamen.
Problemen oplossen
De editor controleert je flow terwijl je werkt. Een blok met een probleem krijgt een waarschuwingsteken, en in de bovenste balk verschijnt een gele driehoek met het aantal problemen. Beweeg de muis over de driehoek om de lijst te zien; klik erop om naar het eerste blok met een probleem te gaan. Het inspectiepaneel van dat blok toont de problemen bovenaan.
Veelvoorkomende problemen zijn:
- “Bij de trigger is geen gebeurtenistype gekozen.”
- “‘Dagen inactief’ moet 1 of meer zijn.”
- “Bij de actie is geen type gekozen.”
- “De vereiste integratie is niet gekoppeld.”
- “De vertraging heeft geen duur.”
- “Bij ‘Workflow uitvoeren’ is geen workflow geselecteerd.”
- “Geen inkomende verbinding. Deze stap is onbereikbaar.”
De volledige lijst met wat je moet doen staat in Testen en uitvoeringen.
Opslaan lukt ook met openstaande problemen, zodat je halverwege kunt stoppen en later verder kunt gaan. Alleen werkt de automatisering misschien niet zoals bedoeld zolang ze niet zijn opgelost. Bevat de flow een structuurfout, bijvoorbeeld omdat je elke trigger hebt verwijderd, dan stopt het opslaan met “De flow bevat een structuurfout en kon niet worden opgeslagen.”
Opslaan en inschakelen
Klik op Opslaan of druk op Ctrl+S (⌘S op een Mac). De tooltip van de knop en de rondleiding noemen de sneltoets voor je apparaat. De knop toont even Opgeslagen. Zolang je niet-opgeslagen wijzigingen hebt, is de knop gemarkeerd en vraagt je browser om bevestiging voordat je het tabblad sluit.
De schakelaar Actief in de bovenste balk bepaalt of de automatisering wordt uitgevoerd. Een nieuwe automatisering start uitgeschakeld. De schakelaar gaat in werking als je opslaat.
Schakel je haar in terwijl er nog problemen openstaan, dan moet je dat bevestigen en zie je de lijst met problemen. Activeren schakelt haar toch in. Opslaan met de schakelaar aan stopt met een melding als een blok een integratie nodig heeft die niet gekoppeld is, of als de automatisering gearchiveerd is.
Overzicht van automatiseringen
Versies, publiceren en terugzetten
Elke keer dat je opslaat, ontstaat er een nieuwe versie. Er is maar één versie tegelijk live: de gepubliceerde. Zo kun je aan een flow werken zonder te veranderen wat er voor je leden gebeurt, tot je er klaar voor bent.
- De eerste keer dat je een automatisering opslaat, wordt ze meteen gepubliceerd.
- Elke volgende keer opslaan levert een concept op. Een melding bovenaan het canvas zegt “Opgeslagen als concept. Deze wijzigingen zijn nog niet live.” Klik in die melding op Publiceren om het concept live te zetten. De melding verschijnt na het opslaan, na het terugzetten en telkens als je een automatisering opent waarvan de laatste versie niet gepubliceerd is.
- In de lijst met automatiseringen geeft een geel potloodpictogram een automatisering met Ongepubliceerde wijzigingen aan.
Een testrun gebruikt altijd je laatst opgeslagen versie, zodat je een concept kunt uitproberen voordat je het publiceert.
Het paneel Versies
Versies in de bovenste balk toont maximaal de laatste 100 versies, de nieuwste eerst, met de tijd en het teamlid dat de versie heeft opgeslagen. Labels laten zien welke versie welke is:
- Wordt bewerkt: de versie die je in de editor ziet.
- Gepubliceerd: de versie die wordt uitgevoerd.
- Concept: een versie die nooit is gepubliceerd.
Selecteer een versie om die te vergelijken met wat er nu op het canvas staat. De vergelijking toont wat terugzetten naar die versie zou veranderen, ingedeeld in Blok toegevoegd, Blok verwijderd, Bloktype gewijzigd, Blok opnieuw geconfigureerd, Verbinding toegevoegd en Verbinding verwijderd. Is er geen verschil, dan zie je “Deze versie is structureel identiek aan het huidige canvas.”
Onder de vergelijking staan twee knoppen:
- Publiceren zet de geselecteerde versie live. De knop ontbreekt als de versie al de gepubliceerde is. Publiceren stopt met een melding als de versie een integratie gebruikt die niet gekoppeld is.
- Terugzetten naar deze versie kopieert de geselecteerde versie naar een nieuwe versie en laadt die in de editor. Bij de versie die je aan het bewerken bent, staat op de knop Al actueel en kun je er niet op klikken.
Terugzetten vervangt het canvas. Heb je niet-opgeslagen wijzigingen, dan krijg je eerst de vraag: “Je hebt niet-opgeslagen wijzigingen. Terugzetten vervangt ze door deze versie. Toch terugzetten?” De nieuwe versie is een concept en gaat niet vanzelf live. Klik op Publiceren in de melding bovenaan het canvas, of open Versies opnieuw, selecteer de versie met het label Wordt bewerkt en klik op Publiceren.
Dupliceren en verwijderen
Het menu naast Opslaan heeft nog twee acties:
- Dupliceren maakt een kopie van de automatisering op basis van de laatst opgeslagen versie en opent die in de editor. De kopie krijgt “(Kopie)” achter de naam, start uitgeschakeld en heeft die versie al gepubliceerd. Niet-opgeslagen wijzigingen worden niet gekopieerd, dus sla eerst op.
- Verwijderen vraagt “Deze automatisering verwijderen? Ze gaat naar de prullenbak. Je kunt ze herstellen via Instellingen, Prullenbak.” Na je bevestiging brengt het je terug naar de lijst. Je kunt de automatisering herstellen onder Instellingen > Prullenbak.
Beide zijn beschikbaar zodra de automatisering is opgeslagen.
Overzicht van automatiseringen
De rondleiding
De eerste keer dat je de editor opent, leidt een kleine kaart onderaan het canvas, Bouw je eerste automatisering, je door vier stappen: een trigger slepen, een actie slepen, ze verbinden en opslaan. De kaart gaat vanzelf verder als je een stap afrondt en sluit kort na de laatste. Rondleiding overslaan verbergt haar meteen. Hoe dan ook blijft ze vanaf dan verborgen in die browser.
Op een telefoon staat de kaart rechts van de strook van de bibliotheek en boven de navigatiebalk, zodat elke stap leesbaar blijft.