Hier vind je twee dingen, en die zijn niet hetzelfde. Bij Export haal je je gegevens eruit. Verwijderverzoeken zijn leden die vragen om verwijderd te worden, en daar hoort een wettelijke termijn bij.
Leden exporteren
Open in de ledenlijst Meer acties en kies CSV exporteren. De naam zegt het niet, maar in het venster dat opengaat, bepaal je wat er in het bestand komt en in welk formaat.
- Systeemvelden, de ingebouwde velden zoals naam, e-mailadres, status en datums.
- Aangepaste velden, de velden die je zelf hebt gedefinieerd.
- Meer gegevens, de extra’s buiten het profiel zelf.
Onder Uitvoerbestand kies je CSV, Excel of JSON. CSV voor een ander systeem, Excel voor een mens, JSON als een programma het bestand gaat lezen.
Je kolomkeuze wordt onthouden, dus een export die je één keer hebt opgebouwd, is de volgende keer één klik.
Filter voordat je exporteert. Het bestand bevat alles wat je huidige zoekopdracht en filters opleveren, dus door de lijst eerst te verkleinen krijg je de vijftig mensen waar je naar zocht in plaats van alle vierduizend. Rijen aanvinken verandert daar niets aan.
Wil je alleen de rijen exporteren die je aanvinkt, vink ze dan aan in de lijst en kies CSV exporteren in de balk die onderaan verschijnt. Dat bestand is altijd een CSV met de standaardkolommen, dus de keuzes voor kolommen en formaat hierboven gelden er niet voor.
De gegevens van één lid
Vraagt één persoon om een kopie van de eigen gegevens, dan is de export van de lijst het verkeerde hulpmiddel. Open het profiel, ga naar Beveiliging en gebruik Gegevens exporteren (AVG).
Je krijgt een zipbestand met alles wat over dat lid is opgeslagen: profiel en lidmaatschap, tags en aangepaste velden, toegang en cursusvoortgang, bestellingen en abonnementen, communityactiviteit, chats, logins, apparaten en bestanden. Dat is het antwoord op een verzoek om inzage volgens art. 15 AVG.
Leden kunnen ook zelf een kopie ophalen. In hun eigen profiel, onder Privacy, downloadt Mijn gegevens exporteren hun persoonsgegevens als JSON-bestand.
Verwijderverzoeken
Leden vragen zelf om verwijdering, op het tabblad Privacy van hun eigen profiel, met Accountverwijdering aanvragen en een optionele reden. Tot je erop reageert, zien ze Een verwijderverzoek wacht op beoordeling. en kunnen ze het intrekken met Dit verzoek annuleren.
Elk verzoek verschijnt op de pagina Gegevensverzoeken in de tabbladen van je doelgroep. Het is een wachtrij, en bij elk item hoort een termijn.
De pagina heeft drie tabbladen: Open aanvragen, Gewiste accounts en Afgewezen en ingetrokken.
De termijn
De wet geeft je 30 dagen vanaf het verzoek. Bij elk item staat hoeveel dagen er nog over zijn, en een item dat die grens voorbij is, wordt als achterstallig gemarkeerd.
Open aanvragen staan standaard op Meest dringend, dus het item dat het dichtst bij de termijn zit, zie je als eerste. Nieuwste is de andere volgorde. In een gewone week is de lijst kort en ben je er in een paar minuten klaar mee.
De termijn is geen advies. Verzoeken laten liggen is een complianceprobleem, geen inboxprobleem.
Een account wissen
Open je een verzoek, dan zie je het lid, wanneer het verzoek is gedaan en de reden, als die is opgegeven.
Wissen is definitief, dus je bevestigt twee keer: je vinkt Ik begrijp dat deze verwijdering definitief is en niet ongedaan kan worden gemaakt. aan, en pas dan werkt Definitief verwijderen.
Wat er gebeurt, is nauwkeurig vastgelegd.
| Verwijderd | Bewaard |
|---|---|
| Naam, e-mailadres, adres, avatar | Bestellingen, facturen en betalingen, geanonimiseerd |
| Logins, sessies en API-tokens | Berichten, reacties en chatberichten, onder een geanonimiseerde naam |
Het account wordt geanonimiseerd in plaats van volledig verwijderd, omdat financiële gegevens bewaard moeten blijven. Je boekhouding blijft correct en volledig, en niets erin verwijst nog naar een persoon.
Berichten, reacties en chatberichten blijven om een vergelijkbare reden: de discussies en gesprekken waaraan andere leden hebben deelgenomen, blijven begrijpelijk.
Je kunt het niet ongedaan maken. Is een account eenmaal gewist, dan kun je de naam van de persoon niet herstellen en de persoon niet meer bereiken. Zorg dat het verzoek echt is en van de accounthouder komt.
Als wissen is geblokkeerd
Een beheerder van je platform kan niet worden gewist. Het verzoek toont dan waarom, en het wissen blijft geweigerd tot je de beheerdersrol verwijdert of het eigenaarschap overdraagt. Hetzelfde geldt voor een verzoek waarvan het account niet meer bestaat of dat al is afgehandeld.
Een verzoek afwijzen
Niet elk verzoek hoef je in te willigen. Is er een wettelijke grond om te weigeren, gebruik dan Verzoek afwijzen. Bij Reden voor afwijzing (optioneel) noteer je waarom, en die notitie blijft bij het verzoek bewaard.
Afwijzen is voor echte gronden, zoals een lopende wettelijke verplichting. Het is niet bedoeld voor gevallen waarin het je slecht uitkomt. Schrijf de reden op, ook al is die optioneel: die laat je zien als iemand er later naar vraagt.
Zelf een lid verwijderen
Verwijderen in het profiel, Lid verwijderen in het rijmenu en Verwijderen in de bulkacties van de ledenlijst voeren allemaal precies dezelfde verwijdering uit als de wachtrij. Het account wordt geanonimiseerd, financiële gegevens blijven bewaard en er verdwijnt niets uit je boekhouding.
Ook elk van deze verwijderingen wordt vastgelegd op de pagina met gegevensverzoeken, onder Gewiste accounts, gemarkeerd met Door admin. Had de persoon al een open verzoek, dan sluit het verwijderen dat verzoek af in plaats van een tweede vermelding toe te voegen. Het verzoek, de beslissing en de datum van verwijdering staan dus op één plek, hoe de verwijdering ook is begonnen.
Ook hier worden beheerders geweigerd. Verwijder je één beheerder, dan stopt de actie voordat er iets wordt vastgelegd. Een bulkverwijdering slaat beheerders en je eigen account over, en vertelt je hoeveel accounts zijn verwijderd en hoeveel zijn overgeslagen.
Contacten
Contacten beheer je vanuit de contactenlijst, niet hier. Een afmelding is geen verwijdering. Een afgemeld contact blijft op je lijst staan met een geblokkeerd adres, zodat je kunt aantonen dat het geen e-mails mag krijgen.