Zwei Dinge leben hier, und sie sind nicht dasselbe. Export ist, dass Sie Ihre Daten herausholen. Löschanfragen sind Mitglieder, die um ihre Entfernung bitten, und die kommen mit einer gesetzlichen Uhr.
Mitglieder exportieren
Wählen Sie in der Mitgliederliste den Export. Sie entscheiden, was in die Datei kommt und in welchem Format.
- Systemfelder, die eingebauten wie Name, E-Mail, Status und Daten.
- Eigene Felder, die Sie selbst angelegt haben.
- Weitere Daten, die Zusätze über das Profil hinaus.
Die Datei kommt als CSV, Excel oder JSON. CSV für ein anderes System, Excel für einen Menschen, JSON, wenn etwas sie programmatisch lesen wird.
Ihre Spaltenauswahl wird gemerkt, der einmal gebaute Export ist beim nächsten Mal also ein Klick.
Filtern Sie, bevor Sie exportieren. Die Datei enthält alles, was Ihre aktuelle Suche und Ihre Filter zurückgeben. Das Eingrenzen der Liste bringt Ihnen also die fünfzig Personen, nach denen Sie gefragt haben, statt aller viertausend. Das Anhaken von Zeilen ändert daran nichts.
Wenn Sie genau die angehakten Zeilen exportieren wollen, haken Sie sie in der Liste an und öffnen Sie in der erscheinenden Leiste Mehr und wählen CSV exportieren. Diese Datei ist immer CSV mit den Standardspalten. Die Spalten- und Formatauswahl von oben gilt dafür nicht.
Die Daten eines einzelnen Mitglieds
Wenn eine einzelne Person eine Kopie ihrer Daten verlangt, ist der Listenexport das falsche Werkzeug. Öffnen Sie ihr Profil, gehen Sie auf Sicherheit und nutzen Sie Daten exportieren (DSGVO).
Sie erhalten eine ZIP-Datei mit allem, was zu diesem Mitglied gespeichert ist: Profil und Mitgliedschaft, Tags und eigene Felder, Zugriffe und Kursfortschritt, Bestellungen und Abos, Community-Aktivität, Anmeldungen, Geräte und Dateien. Das ist die Antwort auf eine Auskunftsanfrage nach Art. 15 DSGVO.
Löschanfragen
Wenn ein Mitglied darum bittet, sein Konto löschen zu lassen, erscheint die Anfrage auf der Seite mit den Datenanfragen. Es ist eine Warteschlange, und jeder Eintrag darin trägt eine Frist.
Die Frist
Das Gesetz gibt Ihnen 30 Tage ab der Anfrage. Jeder Eintrag zeigt, wie viele Tage bleiben, und ein Eintrag darüber hinaus wird als überfällig markiert.
Sie können die Warteschlange nach Dringlichkeit sortieren, sodass der Eintrag, der seiner Frist am nächsten ist, zuerst erscheint. In einer normalen Woche ist die Liste kurz und das eine Sache von Minuten.
Die Frist ist keine Empfehlung. Unbeantwortete Anfragen liegen zu lassen ist ein Compliance-Problem, kein Posteingangsproblem.
Ein Konto löschen
Beim Öffnen einer Anfrage sehen Sie das Mitglied, wann es gefragt hat und eine etwaige Begründung.
Löschen ist endgültig, deshalb bestätigen Sie zweimal: Sie haken ab, dass Sie verstanden haben, dass es nicht rückgängig zu machen ist, und erst dann funktioniert die Schaltfläche.
Was passiert, ist genau festgelegt.
| Entfernt | Behalten |
|---|---|
| Name, E-Mail, Adresse, Profilbild | Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen, anonymisiert |
| Anmeldungen, Sitzungen und API-Token |
Das Konto wird anonymisiert statt aus der Welt gelöscht, denn Finanzunterlagen müssen überleben. Ihre Buchführung bleibt korrekt und vollständig, und nichts darin zeigt mehr auf eine Person.
Es gibt kein Zurück. Ist ein Konto einmal gelöscht, können Sie den Namen der Person nicht wiederherstellen und sie nicht mehr erreichen. Vergewissern Sie sich, dass die Anfrage echt ist und vom Kontoinhaber stammt.
Eine Anfrage ablehnen
Nicht jede Anfrage muss gewährt werden. Wenn es einen rechtmäßigen Grund zur Ablehnung gibt, können Sie sie ablehnen, und der Grund wird bei der Anfrage festgehalten.
Ablehnen ist für echte Gründe da, etwa eine offene gesetzliche Pflicht. Nicht für Unbequemlichkeit.
Löschen außerhalb der Warteschlange
Sie können ein Mitglied auch direkt aus seinem Profil löschen, und das hat seinen Platz bei einem Testkonto oder einem Duplikat, das Sie selbst angelegt haben.
Bei allem, was als Anfrage der Person begann, gehen Sie über die Warteschlange. So liegen Anfrage, Entscheidung und Datum der Löschung an einer Stelle, falls Sie jemand je um einen Nachweis bittet.
Kontakte
Kontakte werden aus der Kontaktliste heraus bearbeitet, nicht hier. Eine Abmeldung ist keine Löschung. Ein abgemeldeter Kontakt bleibt mit gesperrter Adresse auf Ihrer Liste, damit Sie belegen können, dass ihm nicht geschrieben werden darf.