Deux choses vivent ici, et ce ne sont pas les mêmes. L'export, c'est vous qui sortez vos données. Les demandes d'effacement, ce sont des membres qui demandent à être retirés, et celles-là arrivent avec un compte à rebours légal.
Exporter des membres
Depuis la liste de membres, ouvrez Plus d'actions et choisissez Exporter en CSV. Malgré ce nom, la fenêtre qui s'ouvre vous laisse décider de ce qui entre dans le fichier et dans quel format.
- Champs système, ceux intégrés comme le nom, l'e-mail, le statut et les dates.
- Champs personnalisés, ceux que vous avez définis.
- Données supplémentaires, les extras au-delà de la fiche elle-même.
Sous Fichier de sortie, vous choisissez CSV, Excel ou JSON. CSV pour un autre système, Excel pour une personne, JSON quand quelque chose le lira de façon programmatique.
Votre sélection de colonnes est mémorisée : l'export que vous construisez une fois devient un clic la fois suivante.
Filtrez avant d'exporter. Le fichier reprend tout ce que votre recherche et vos filtres actuels renvoient : restreindre la liste d'abord est donc ce qui vous donne les cinquante personnes sur lesquelles portait votre question au lieu des quatre mille. Cocher des lignes n'y change rien.
Pour n'exporter que les lignes que vous cochez, cochez-les dans la liste et choisissez Exporter en CSV dans la barre qui apparaît en bas. Ce fichier est toujours en CSV avec les colonnes standard : le choix de colonnes et de format ci-dessus ne s'y applique pas.
Les données d'un seul membre
Quand une seule personne demande une copie de ses données, l'export de la liste est le mauvais outil. Ouvrez sa fiche, allez dans Sécurité et utilisez Exporter les données (RGPD).
Vous obtenez une archive ZIP avec tout ce qui est enregistré sur ce membre : fiche et adhésion, tags et champs personnalisés, accès et progression dans les cours, commandes et abonnements, activité dans la communauté et dans le chat, connexions, appareils et fichiers. C'est la réponse à une demande d'accès au titre de l'art. 15 RGPD.
Les membres peuvent aussi obtenir une copie eux-mêmes. Dans leur propre profil, sous Confidentialité, Exporter mes données télécharge leurs données personnelles dans un fichier JSON.
Demandes d'effacement
Les membres demandent l'effacement eux-mêmes, depuis l'onglet Confidentialité de leur propre profil, avec Demander la suppression du compte et un motif facultatif. Tant que vous n'avez pas traité la demande, ils voient Une demande de suppression est en attente de révision. et peuvent la retirer avec Annuler cette demande.
Chaque demande apparaît sur la page Demandes de données, dans les onglets de l'audience. C'est une file d'attente, et chaque élément porte un délai.
Ouvrir les demandes de données
La page compte trois onglets : Demandes en attente, Comptes effacés et Rejetées et retirées.
Le délai
La loi vous accorde 30 jours à compter de la demande. Chaque élément indique combien de jours il reste, et un élément qui dépasse cette limite est marqué en retard.
Les demandes en attente sont triées par Plus urgentes d'abord, pour que l'élément le plus proche de son délai soit le premier que vous voyez. Le plus récent est l'autre ordre. Une semaine normale, la liste est courte et cela prend quelques minutes.
Le délai n'est pas indicatif. Laisser des demandes sans réponse est un problème de conformité, pas un problème de boîte de réception.
Effacer un compte
L'ouverture d'une demande montre le membre, la date de sa demande et le motif qu'il a éventuellement donné.
L'effacement est définitif : vous confirmez donc deux fois. Vous cochez Je comprends que cet effacement est permanent et ne peut pas être annulé., et Effacer définitivement ne fonctionne qu'ensuite.
Ce qui se passe est précis.
| Supprimé | Conservé |
|---|---|
| Nom, e-mail, adresse, photo | Commandes, factures et paiements, anonymisés |
| Connexions, sessions et jetons d'API | Publications, commentaires et messages du chat, sous un nom anonymisé |
Le compte est anonymisé plutôt que rayé de l'existence, car les documents financiers doivent survivre. Votre comptabilité reste correcte et complète, et plus rien dedans ne renvoie à une personne.
Les publications, commentaires et messages du chat restent pour une raison proche : les fils et conversations auxquels d'autres membres ont participé gardent leur sens.
Il n'y a pas de retour en arrière. Une fois un compte effacé, vous ne pouvez plus restaurer le nom de la personne ni la recontacter. Assurez-vous que la demande est authentique et qu'elle émane du titulaire du compte.
Quand l'effacement est bloqué
Un administrateur de votre plateforme ne peut pas être effacé. La demande en indique alors la raison, et l'effacement reste refusé tant que vous ne lui avez pas retiré son rôle d'administrateur ou transféré la propriété. Il en va de même pour une demande dont le compte n'existe plus ou qui a déjà été traitée.
Rejeter une demande
Toutes les demandes ne doivent pas être accordées. S'il existe un motif légitime de refus, utilisez Refuser la demande. Motif du rejet (facultatif) vous permet de noter pourquoi, et cette note est conservée avec la demande.
Le rejet est fait pour de vraies raisons, comme une obligation légale en cours. Pas pour la simple gêne. Notez le motif même s'il est facultatif : c'est ce que vous montrerez si quelqu'un pose la question plus tard.
Supprimer un membre vous-même
Supprimer sur la fiche, Supprimer le membre dans le menu de ligne et Supprimer dans les actions groupées de la liste des membres lancent tous exactement le même effacement que la file. Le compte est anonymisé, les documents financiers sont conservés, et rien ne manque dans votre comptabilité.
Chacune de ces suppressions est elle aussi consignée sur la page des demandes de données, sous Comptes effacés, avec la mention Par l'administrateur. Si la personne avait déjà une demande en attente, la supprimer clôt cette demande au lieu d'ajouter une deuxième entrée. La demande, la décision et la date de l'effacement se trouvent ainsi au même endroit, quelle que soit l'origine de l'effacement.
Les administrateurs sont refusés ici aussi. La suppression d'un administrateur seul s'arrête avant que quoi que ce soit ne soit consigné. Une suppression groupée ignore les administrateurs et votre propre compte, et vous indique combien de comptes ont été supprimés et combien ont été ignorés.
Contacts
Les contacts se traitent depuis la liste des contacts et non ici. Une désinscription n'est pas un effacement. Un contact désinscrit reste sur votre liste avec son adresse bloquée, afin que vous puissiez prouver qu'il ne doit pas recevoir d'e-mails.