Qui vivono due cose, e non sono la stessa. L'esportazione è lei che porta fuori i suoi dati. Le richieste di cancellazione sono membri che chiedono di essere rimossi, e quelle arrivano con un orologio legale.
Esportare i membri
Dall'elenco dei membri apra Altre azioni e scelga Esporta CSV. Nonostante il nome, la finestra che si apre le lascia decidere che cosa finisce nel file e in quale formato.
- Campi di sistema, quelli integrati come nome, e-mail, stato e date.
- Campi personalizzati, quelli che ha definito lei.
- Altri dati, gli extra oltre al profilo stesso.
Sotto File di output sceglie CSV, Excel o JSON. CSV per un altro sistema, Excel per una persona, JSON quando qualcosa lo leggerà in modo automatico.
La sua selezione di colonne viene ricordata, quindi l'esportazione che costruisce una volta è un clic la volta successiva.
Filtri prima di esportare. Il file contiene tutto ciò che la ricerca e i filtri attuali restituiscono, quindi restringere l'elenco è ciò che le dà le cinquanta persone su cui stava indagando invece di tutte e quattromila. Spuntare le righe non cambia questo file.
Per esportare solo le righe che spunta, le spunti nell'elenco e scelga Esporta CSV nella barra che compare in basso. Quel file è sempre CSV con le colonne standard, quindi la scelta di colonne e formato qui sopra non vale.
I dati di un singolo membro
Quando una sola persona chiede una copia dei propri dati, l'esportazione dell'elenco è lo strumento sbagliato. Apra il suo profilo, vada su Sicurezza e usi Esporta dati (GDPR).
Ottiene un file ZIP con tutto ciò che è memorizzato su quel membro: profilo e iscrizione, tag e campi personalizzati, accessi e avanzamento nei corsi, ordini e abbonamenti, attività nella community e nella chat, accessi effettuati, dispositivi e file. È la risposta a una richiesta di accesso ai sensi dell'art. 15 GDPR.
I membri possono anche ottenere una copia da soli. Nel proprio profilo, sotto Privacy, Esporta i miei dati scarica i loro dati personali come file JSON.
Richieste di cancellazione
I membri chiedono la cancellazione da soli, dalla scheda Privacy del proprio profilo, con Richiedi l'eliminazione dell'account e una motivazione facoltativa. Finché lei non interviene vedono Una richiesta di eliminazione è in attesa di revisione. e possono ritirarla con Annulla questa richiesta.
Ogni richiesta compare nella pagina Richieste di dati tra le schede del pubblico. È una coda, e ogni elemento porta una scadenza.
La pagina ha tre schede: Richieste aperte, Account eliminati e Rifiutate e ritirate.
La scadenza
La legge le dà 30 giorni dalla richiesta. Ogni elemento mostra quanti giorni restano, e un elemento che supera quel punto viene segnato come scaduto.
Le richieste aperte sono ordinate con Più urgenti in testa, così l'elemento più vicino alla scadenza è il primo che vede. Più recente è l'altro ordine. In una settimana normale l'elenco è breve e la cosa richiede qualche minuto.
La scadenza non è indicativa. Lasciare richieste senza risposta è un problema di conformità, non un problema di posta in arrivo.
Cancellare un account
Aprendo una richiesta vede il membro, quando l'ha presentata e l'eventuale motivazione.
La cancellazione è definitiva, quindi conferma due volte: spunta Capisco che questa eliminazione è permanente e non può essere annullata., e solo allora Elimina definitivamente funziona.
Ciò che accade è preciso.
| Rimosso | Conservato |
|---|---|
| Nome, e-mail, indirizzo, immagine | Ordini, fatture e pagamenti, anonimizzati |
| Accessi, sessioni e token API | Post, commenti e messaggi in chat, con un nome anonimizzato |
L'account viene anonimizzato invece che cancellato del tutto, perché i documenti contabili devono sopravvivere. La sua contabilità resta corretta e completa, e nulla al suo interno rimanda più a una persona.
Post, commenti e messaggi in chat restano per un motivo simile: le discussioni e le conversazioni a cui hanno partecipato altri membri continuano ad avere senso.
Non si torna indietro. Una volta cancellato un account, non può ripristinare il nome della persona né raggiungerla di nuovo. Si accerti che la richiesta sia autentica e provenga dal titolare dell'account.
Quando la cancellazione è bloccata
Un amministratore della sua piattaforma non può essere cancellato. La richiesta mostra allora il motivo, e la cancellazione resta rifiutata finché non rimuove il suo ruolo di amministratore o non trasferisce la proprietà. Lo stesso vale per una richiesta il cui account non esiste più o che è già stata risolta.
Respingere una richiesta
Non tutte le richieste devono essere accolte. Se esiste un motivo legittimo per rifiutare, usi Rifiuta richiesta. Motivo del rifiuto (facoltativo) le permette di annotare il perché, e quella nota resta insieme alla richiesta.
Il rifiuto è per motivi reali, come un obbligo di legge in corso. Non per la scomodità. Scriva il motivo anche se è facoltativo: è ciò che mostrerà se un giorno qualcuno lo chiedesse.
Eliminare un membro di persona
Elimina sul profilo, Elimina membro nel menu di riga ed Elimina nelle azioni di gruppo dell'elenco dei membri eseguono tutti esattamente la stessa cancellazione della coda. L'account viene anonimizzato, i documenti contabili vengono conservati e nulla va perso dalla sua contabilità.
Ognuna di queste eliminazioni viene registrata anche nella pagina delle richieste dati, sotto Account eliminati, con l'indicazione Dall'amministratore. Se la persona aveva già una richiesta aperta, eliminarla chiude quella richiesta invece di aggiungere una seconda voce. Così la richiesta, la decisione e la data della cancellazione restano in un unico posto, comunque sia iniziata la cancellazione.
Anche qui gli amministratori vengono rifiutati. L'eliminazione di un singolo amministratore si ferma prima che venga registrato qualcosa. Un'eliminazione in blocco salta gli amministratori e il suo account, e le dice quanti account sono stati eliminati e quanti sono stati saltati.
Contatti
I contatti si gestiscono dall'elenco dei contatti e non qui. Una disiscrizione non è una cancellazione. Un contatto disiscritto resta nel suo elenco con l'indirizzo escluso, così può dimostrare che non deve ricevere e-mail.