Qui vivono due cose, e non sono la stessa. L'esportazione è lei che porta fuori i suoi dati. Le richieste di cancellazione sono membri che chiedono di essere rimossi, e quelle arrivano con un orologio legale.
Esportare i membri
Dall'elenco dei membri scelga l'esportazione. Decide lei che cosa finisce nel file e in quale formato.
- Campi di sistema, quelli integrati come nome, e-mail, stato e date.
- Campi personalizzati, quelli che ha definito lei.
- Altri dati, gli extra oltre al profilo stesso.
Il file arriva in CSV, Excel o JSON. CSV per un altro sistema, Excel per una persona, JSON quando qualcosa lo leggerà in modo automatico.
La sua selezione di colonne viene ricordata, quindi l'esportazione che costruisce una volta è un clic la volta successiva.
Filtri prima di esportare. Il file contiene tutto ciò che la ricerca e i filtri attuali restituiscono, quindi restringere l'elenco è ciò che le dà le cinquanta persone su cui stava indagando invece di tutte e quattromila. Spuntare le righe non cambia questo file.
Per esportare solo le righe che spunta, le spunti nell'elenco e apra Di più nella barra che compare e scelga Esporta CSV. Quel file è sempre CSV con le colonne standard, quindi la scelta di colonne e formato qui sopra non vale.
I dati di un singolo membro
Quando una sola persona chiede una copia dei propri dati, l'esportazione dell'elenco è lo strumento sbagliato. Apra il suo profilo, vada su Sicurezza e usi Esporta dati (GDPR).
Ottiene un file ZIP con tutto ciò che è memorizzato su quel membro: profilo e iscrizione, tag e campi personalizzati, accessi e avanzamento nei corsi, ordini e abbonamenti, attività nella community, accessi effettuati, dispositivi e file. È la risposta a una richiesta di accesso ai sensi dell'art. 15 GDPR.
Richieste di cancellazione
Quando un membro chiede la cancellazione del proprio account, la richiesta compare nella pagina delle richieste dati. È una coda, e ogni elemento porta una scadenza.
La scadenza
La legge le dà 30 giorni dalla richiesta. Ogni elemento mostra quanti giorni restano, e un elemento che supera quel punto viene segnato come scaduto.
Può ordinare la coda per urgenza, così l'elemento più vicino alla scadenza è il primo che vede. In una settimana normale l'elenco è breve e la cosa richiede qualche minuto.
La scadenza non è indicativa. Lasciare richieste senza risposta è un problema di conformità, non un problema di posta in arrivo.
Cancellare un account
Aprendo una richiesta vede il membro, quando l'ha presentata e l'eventuale motivazione.
La cancellazione è definitiva, quindi conferma due volte: spunta di aver compreso che non è reversibile, e solo allora il pulsante funziona.
Ciò che accade è preciso.
| Rimosso | Conservato |
|---|---|
| Nome, e-mail, indirizzo, immagine | Ordini, fatture e pagamenti, anonimizzati |
| Accessi, sessioni e token API |
L'account viene anonimizzato invece che cancellato del tutto, perché i documenti contabili devono sopravvivere. La sua contabilità resta corretta e completa, e nulla al suo interno rimanda più a una persona.
Non si torna indietro. Una volta cancellato un account, non può ripristinare il nome della persona né raggiungerla di nuovo. Si accerti che la richiesta sia autentica e provenga dal titolare dell'account.
Respingere una richiesta
Non tutte le richieste devono essere accolte. Se esiste un motivo legittimo per rifiutare, può respingerla, e il motivo viene registrato insieme alla richiesta.
Il rifiuto è per motivi reali, come un obbligo di legge in corso. Non per la scomodità.
Eliminare fuori dalla coda
Può anche eliminare un membro direttamente dal suo profilo, e questo ha senso per un account di prova o un duplicato che ha creato lei.
Per tutto ciò che nasce da una richiesta della persona, passi dalla coda. Così la richiesta, la decisione e la data della cancellazione restano in un unico posto, se mai qualcuno le chiedesse di dimostrarlo.
Contatti
I contatti si gestiscono dall'elenco dei contatti e non qui. Una disiscrizione non è una cancellazione. Un contatto disiscritto resta nel suo elenco con l'indirizzo escluso, così può dimostrare che non deve ricevere e-mail.