Duas coisas ficam aqui, e não são a mesma. A exportação é tirar os seus dados. Os pedidos de exclusão são membros pedindo para serem removidos, e esses vêm com um relógio legal.
Exportar membros
Na lista de membros, abra Mais ações e escolha Exportar CSV. Apesar do nome, a janela que se abre deixa você decidir o que vai para o arquivo e em que formato.
- Campos do sistema, os integrados, como nome, e-mail, status e datas.
- Campos personalizados, os que você definiu.
- Mais dados, os extras além do próprio perfil.
Em Arquivo de saída você escolhe CSV, Excel ou JSON. CSV para outro sistema, Excel para uma pessoa, JSON quando algo vai ler o arquivo de forma programática.
A sua seleção de colunas fica salva, então a exportação que você monta uma vez fica a um clique da próxima vez.
Filtre antes de exportar. O arquivo abrange tudo o que a busca e os filtros atuais retornam, por isso é ao restringir a lista que você obtém as cinquenta pessoas que procurava em vez das quatro mil. Marcar linhas não altera esse arquivo.
Para exportar apenas as linhas que você marcar, marque-as na lista e escolha Exportar CSV na barra que aparece embaixo. Esse arquivo é sempre CSV com as colunas padrão, então a escolha de colunas e formato acima não se aplica.
Os dados de um único membro
Quando uma só pessoa pede uma cópia dos seus dados, a exportação da lista é a ferramenta errada. Abra o perfil dela, vá até Segurança e use Exportar dados (GDPR).
Você recebe um arquivo ZIP com tudo o que está armazenado sobre esse membro: perfil e associação, etiquetas e campos personalizados, acessos e progresso nos cursos, pedidos e assinaturas, atividade na comunidade e no chat, logins, dispositivos e arquivos. É a resposta a um pedido de acesso nos termos do art. 15 do RGPD.
Os membros também podem obter uma cópia sozinhos. No próprio perfil, em Privacidade, Exportar meus dados baixa os dados pessoais deles em um arquivo JSON.
Pedidos de exclusão
Os membros pedem a exclusão sozinhos, na aba Privacidade do próprio perfil, com Solicitar exclusão da conta e um motivo opcional. Até você agir sobre o pedido, eles veem Uma solicitação de exclusão está aguardando revisão. e podem retirá-lo com Cancelar esta solicitação.
Cada pedido aparece na página Solicitações de dados, nas abas do público. É uma fila, e cada item tem um prazo.
A página tem três abas: Solicitações abertas, Contas excluídas e Rejeitadas e retiradas.
O prazo
A lei dá a você 30 dias a partir do pedido. Cada item mostra quantos dias faltam, e um item que passe desse ponto fica marcado como fora do prazo.
Os pedidos abertos aparecem ordenados por Mais urgentes, para que o item mais próximo do prazo seja o primeiro que você vê. Mais recentes é a outra ordem. Em uma semana normal a lista é curta e isso leva minutos.
O prazo não é indicativo. Deixar pedidos sem resposta é um problema de conformidade, não um problema de caixa de entrada.
Excluir uma conta
Ao abrir um pedido você vê o membro, quando ele pediu e qualquer motivo que tenha dado.
A exclusão é permanente, por isso você confirma duas vezes: marque Entendo que esta exclusão é permanente e não pode ser revertida., e só então Apagar permanentemente funciona.
O que acontece é preciso.
| Removido | Mantido |
|---|---|
| Nome, e-mail, endereço, imagem | Pedidos, faturas e pagamentos, anonimizados |
| Acessos, sessões e tokens de API | Publicações, comentários e mensagens de chat, com um nome anonimizado |
A conta é anonimizada em vez de apagada por completo, porque os registros financeiros precisam ser mantidos. A sua contabilidade fica correta e completa, e nada nela aponta mais para uma pessoa.
As publicações, os comentários e as mensagens de chat ficam por um motivo semelhante: as discussões e conversas de que outros membros participaram continuam fazendo sentido.
Não há como voltar atrás. Depois que uma conta é excluída, você não pode restaurar o nome da pessoa nem entrar em contato com ela de novo. Certifique-se de que o pedido é genuíno e vem do titular da conta.
Quando a exclusão está bloqueada
Um administrador da sua plataforma não pode ser excluído. O pedido mostra então o motivo, e a exclusão continua recusada até você retirar o papel de administrador da pessoa ou transferir a propriedade. O mesmo vale para um pedido cuja conta não existe mais ou que já foi resolvido.
Recusar um pedido
Nem todos os pedidos precisam ser atendidos. Se houver um motivo legítimo para recusar, use Rejeitar solicitação. Motivo da rejeição (opcional) permite anotar o porquê, e essa nota fica salva junto ao pedido.
Rejeitar é para motivos reais, como uma obrigação legal pendente. Não para incômodo. Escreva o motivo mesmo sendo opcional: é o que você mostra se alguém perguntar depois.
Excluir um membro por iniciativa própria
Excluir no perfil, Excluir membro no menu da linha e Excluir nas ações em massa da lista de membros executam exatamente a mesma exclusão que a fila. A conta é anonimizada, os registros financeiros são mantidos e nada se perde da sua contabilidade.
Cada uma dessas exclusões também fica registrada na página de pedidos de dados, em Contas excluídas, marcada como Pelo administrador. Se a pessoa já tinha um pedido em aberto, excluí-la fecha esse pedido em vez de acrescentar uma segunda entrada. Assim o pedido, a decisão e a data da exclusão ficam em um só lugar, seja qual for a forma como a exclusão começou.
Aqui também os administradores são recusados. Excluir um único administrador para antes que qualquer coisa seja registrada. Uma exclusão em massa pula os administradores e a sua própria conta, e informa quantas contas foram excluídas e quantas foram ignoradas.
Contatos
Os contatos são tratados a partir da lista de contatos e não aqui. Um cancelamento de inscrição não é uma exclusão. Um contato que cancelou permanece na sua lista com o endereço bloqueado, para que você possa provar que não deve enviar e-mails para ele.