Vivem aqui duas coisas, e não são a mesma. A exportação é retirar os seus dados. Os pedidos de apagamento são membros a pedir para serem removidos, e esses vêm com um relógio legal.
Exportar membros
Na lista de membros, escolha exportar. Decide o que vai para o ficheiro e em que formato.
- Campos de sistema, os integrados como nome, e-mail, estado e datas.
- Campos personalizados, os que definiu.
- Mais dados, os extras para além do próprio perfil.
O ficheiro sai em CSV, Excel ou JSON. CSV para outro sistema, Excel para uma pessoa, JSON quando algo o vai ler de forma programática.
A sua seleção de colunas fica guardada, por isso a exportação que constrói uma vez é um clique da próxima.
Filtre antes de exportar. O ficheiro abrange tudo o que a pesquisa e os filtros atuais devolvem, por isso é o estreitar da lista que lhe dá as cinquenta pessoas por que perguntava em vez das quatro mil. Marcar linhas não altera esse ficheiro.
Para exportar apenas as linhas que marca, marque-as na lista e abra Mais na barra que aparece e escolha Exportar CSV. Esse ficheiro é sempre CSV com as colunas padrão, por isso a escolha de colunas e formato acima não se aplica.
Os dados de um único membro
Quando uma só pessoa pede uma cópia dos seus dados, a exportação da lista é a ferramenta errada. Abra o perfil dela, vá a Segurança e use Exportar dados (RGPD).
Recebe um ficheiro ZIP com tudo o que está guardado sobre esse membro: perfil e adesão, etiquetas e campos personalizados, acessos e progresso nos cursos, encomendas e subscrições, atividade na comunidade, inícios de sessão, dispositivos e ficheiros. É a resposta a um pedido de acesso ao abrigo do art. 15 RGPD.
Pedidos de apagamento
Quando um membro pede o apagamento da conta, o pedido aparece na página de pedidos de dados. É uma fila, e cada item tem um prazo.
O prazo
A lei dá-lhe 30 dias a contar do pedido. Cada item mostra quantos dias faltam, e um item que passe desse ponto fica marcado como fora do prazo.
Pode ordenar a fila por urgência, para que o item mais próximo do prazo seja o primeiro que vê. Numa semana normal a lista é curta e isto leva minutos.
O prazo não é indicativo. Deixar pedidos por responder é um problema de conformidade, não um problema de caixa de entrada.
Apagar uma conta
Ao abrir um pedido vê o membro, quando pediu e qualquer motivo que tenha dado.
Apagar é permanente, por isso confirma duas vezes: assinala que compreende que não pode ser desfeito, e só então o botão funciona.
O que acontece é preciso.
| Removido | Mantido |
|---|---|
| Nome, e-mail, morada, imagem | Encomendas, faturas e pagamentos, anonimizados |
| Acessos, sessões e tokens de API |
A conta é anonimizada em vez de apagada da existência, porque os registos financeiros têm de sobreviver. A sua contabilidade fica correta e completa, e já nada nela aponta para uma pessoa.
Não há volta atrás. Depois de uma conta ser apagada, não pode restaurar o nome da pessoa nem voltar a contactá-la. Certifique-se de que o pedido é genuíno e vem do titular da conta.
Recusar um pedido
Nem todos os pedidos têm de ser concedidos. Se houver um motivo lícito para recusar, pode rejeitá-lo, e o motivo fica registado junto ao pedido.
Rejeitar é para motivos reais, como uma obrigação legal em aberto. Não para incómodo.
Eliminar fora da fila
Também pode eliminar um membro diretamente do perfil dele, e isso tem o seu lugar para uma conta de teste ou um duplicado que criou.
Para tudo o que começou como um pedido da pessoa, passe pela fila. Assim o pedido, a decisão e a data do apagamento ficam num só sítio, caso alguém alguma vez lhe peça para o demonstrar.
Contactos
Os contactos são tratados a partir da lista de contactos e não aqui. Um cancelamento de subscrição não é um apagamento. Um contacto que cancelou permanece na sua lista com o endereço bloqueado, para que possa provar que não lhe deve ser enviado correio.