Znajdziesz tu dwie rzeczy, które nie są tym samym. Eksport oznacza, że pobierasz swoje dane z platformy. Wnioski o usunięcie to prośby członków o usunięcie ich danych, a z nimi wiąże się ustawowy termin.
Eksport członków
Na liście członków otwórz Więcej akcji i wybierz Eksportuj CSV. Mimo tej nazwy w oknie, które się otworzy, decydujesz, co trafi do pliku i w jakim formacie.
- Pola systemowe, czyli wbudowane, takie jak imię i nazwisko, e-mail, status i daty.
- Pola niestandardowe, czyli te, które definiujesz samodzielnie.
- Inne dane, czyli dodatkowe informacje spoza samego profilu.
W sekcji Plik wyjściowy wybierasz CSV, Excel albo JSON. CSV dla innego systemu, Excel dla człowieka, JSON wtedy, gdy plik będzie odczytywać program.
Wybór kolumn jest zapamiętywany, więc eksport zbudowany raz następnym razem zajmuje jedno kliknięcie.
Filtruj przed eksportem. Plik obejmuje wszystko, co zwraca bieżące wyszukiwanie i filtry, więc dopiero zawężenie listy daje Ci tych pięćdziesiąt osób, o które chodziło, zamiast wszystkich czterech tysięcy. Zaznaczanie wierszy niczego tu nie zmienia.
Aby wyeksportować tylko zaznaczone wiersze, zaznacz je na liście i wybierz Eksportuj CSV na pasku, który pojawi się na dole. Ten plik jest zawsze w formacie CSV ze standardowymi kolumnami, więc opisany wyżej wybór kolumn i formatu go nie dotyczy.
Dane jednego członka
Gdy jedna osoba prosi o kopię swoich danych, eksport z listy jest złym narzędziem. Otwórz jej profil, przejdź do sekcji Bezpieczeństwo i użyj opcji Eksport danych (RODO).
Dostajesz plik ZIP ze wszystkim, co jest zapisane o tym członku: profil i członkostwo, tagi i pola niestandardowe, dostęp i postępy w kursach, zamówienia i subskrypcje, aktywność w społeczności, czaty, logowania, urządzenia i pliki. To odpowiedź na żądanie dostępu do danych na podstawie art. 15 RODO.
Członkowie mogą też sami pobrać kopię. We własnym profilu, w sekcji Prywatność, przycisk Eksportuj moje dane pobiera ich dane osobowe jako plik JSON.
Wnioski o usunięcie
Członkowie sami proszą o usunięcie danych, w karcie Prywatność własnego profilu, przyciskiem Poproś o usunięcie konta i z opcjonalnym powodem. Dopóki nie podejmiesz decyzji, widzą komunikat Wniosek o usunięcie czeka na rozpatrzenie. i mogą go wycofać przyciskiem Anuluj tę prośbę.
Każdy wniosek pojawia się na stronie Prośby o dane w kartach sekcji odbiorców. To kolejka, a każda pozycja w niej ma termin.
Strona ma trzy karty: Otwarte prośby, Usunięte konta oraz Odrzucone i wycofane.
Termin
Prawo daje Ci 30 dni od złożenia wniosku. Każda pozycja pokazuje, ile dni zostało, a pozycja, której termin minął, jest oznaczona jako „Po terminie”.
Otwarte prośby są sortowane według kolejności Najpilniejsze, więc jako pierwszą widzisz pozycję najbliższą terminu. Druga kolejność to Najnowsze. W zwykłym tygodniu lista jest krótka i zajmuje to kilka minut.
Termin nie jest tylko sugestią. Wnioski bez odpowiedzi to problem ze zgodnością z przepisami, a nie problem z porządkiem w skrzynce.
Usuwanie konta
Po otwarciu wniosku widzisz członka, datę wniosku i powód, jeśli został podany.
Usunięcie jest trwałe, więc potwierdzasz je dwa razy: zaznaczasz Rozumiem, że to usunięcie jest trwałe i nie można go cofnąć. i dopiero wtedy działa przycisk Usuń trwale.
To, co się dzieje, jest dokładnie określone.
| Usuwane | Zachowywane |
|---|---|
| Imię i nazwisko, e-mail, adres, awatar | Zamówienia, faktury i płatności, zanonimizowane |
| Logowania, sesje i tokeny API | Posty, komentarze i wiadomości na czacie, pod zanonimizowaną nazwą |
Konto jest anonimizowane, a nie wymazywane bez śladu, bo dokumentacja finansowa musi przetrwać. Twoje księgi pozostają poprawne i kompletne, a nic w nich nie wskazuje już na konkretną osobę.
Posty, komentarze i wiadomości na czacie zostają z podobnego powodu: wątki i rozmowy, w których brali udział inni członkowie, nadal mają sens.
Tego nie da się cofnąć. Po usunięciu konta nie przywrócisz imienia i nazwiska tej osoby ani nie skontaktujesz się z nią ponownie. Upewnij się, że wniosek jest prawdziwy i pochodzi od właściciela konta.
Gdy usunięcie jest zablokowane
Administratora Twojej platformy nie można usunąć. Wniosek pokazuje wtedy powód, a usunięcie pozostaje zablokowane, dopóki nie odbierzesz tej osobie roli administratora albo nie przekażesz własności platformy. To samo dotyczy wniosku, którego konto już nie istnieje albo który został już rozpatrzony.
Odrzucenie wniosku
Nie każdy wniosek trzeba uwzględnić. Jeśli istnieje zgodna z prawem podstawa odmowy, użyj przycisku Odrzuć żądanie. W polu Powód odrzucenia (opcjonalnie) możesz zapisać uzasadnienie, a ta notatka zostaje przy wniosku.
Odrzucaj wnioski tylko z rzeczywistych powodów, takich jak wciąż obowiązujący wymóg prawny. Nigdy dla wygody. Zapisz powód, choć jest opcjonalny: właśnie jego pokażesz, jeśli ktoś później zapyta.
Samodzielne usuwanie członka
Usuń w profilu, Usuń członka w menu wiersza i Usuń w akcjach zbiorczych na liście członków uruchamiają dokładnie to samo usunięcie co kolejka. Konto zostaje zanonimizowane, dokumentacja finansowa zostaje zachowana, a w Twoich księgach niczego nie brakuje.
Każde takie usunięcie również jest zapisywane na stronie próśb o dane, w karcie Usunięte konta, z oznaczeniem Od admina. Jeśli dana osoba miała już otwarty wniosek, usunięcie zamyka ten wniosek zamiast dodawać drugi wpis. Dzięki temu wniosek, decyzja i data usunięcia są w jednym miejscu, niezależnie od tego, jak usunięcie się zaczęło.
Tutaj również administratorzy są odrzucani. Usuwanie pojedynczego administratora zatrzymuje się, zanim cokolwiek zostanie zapisane. Usuwanie zbiorcze pomija administratorów i Twoje własne konto, a potem informuje, ile kont usunięto i ile pominięto.
Kontakty
Kontaktami zarządzasz z listy kontaktów, a nie tutaj. Wypisanie się to nie usunięcie danych. Kontakt, który się wypisał, zostaje na Twojej liście z zablokowanym adresem, dzięki czemu możesz wykazać, że nie wolno wysyłać do niego e-maili.