Sagt ein Mitglied, eine E-Mail sei nie angekommen, gehen Sie drei Fragen durch: Hat Ihre Plattform sie gesendet, hat sie sie absichtlich übersprungen, und lässt Ihre Absender-Einrichtung sie durch? Alles dazu finden Sie unter Einstellungen > Benachrichtigungen, wofür Sie die Berechtigung Plattformeinstellungen aktualisieren brauchen.
Prüfen, ob sie gesendet wurde
Der Tab Gesendete E-Mails listet die E-Mails auf, die Ihre Plattform gesendet hat, darunter die aus den Vorlagen im Tab Vorlagen, mit Empfänger, Betreff und Datum. Ein Eintrag entsteht erst, nachdem die E-Mail Ihre Plattform verlassen hat. Einige andere E-Mails, etwa Zwei-Faktor-Codes, Anmeldewarnungen und die Test-E-Mail, erscheinen hier nie. Öffnen zeigt die E-Mail genau so, wie sie gesendet wurde, und Mehr laden holt ältere Einträge.
Steht eine Vorlagen-E-Mail in der Liste, wurde sie gesendet. Bitten Sie den Empfänger, im Spam-Ordner nachzusehen und die Adresse zu bestätigen, die unter Empfänger steht. Fehlt die E-Mail in der Liste, wurde sie absichtlich übersprungen oder der Versand ist fehlgeschlagen. Die nächsten Abschnitte behandeln beides.
Warum eine E-Mail übersprungen wird
Bevor eine Vorlagen-E-Mail hinausgeht, prüft Ihre Plattform sie und überspringt sie unter anderem in diesen Fällen.
- Die Vorlage ist ausgeschaltet. Eine im Tab Vorlagen ausgeschaltete Vorlage wird an niemanden gesendet. Schalten Sie sie dort wieder ein. Zum Umschalten einer Vorlage brauchen Sie die Berechtigung Benachrichtigungseinstellungen verwalten. Willkommens-E-Mail, Passwort zurücksetzen und die Einladung zur Testphase lassen sich nicht ausschalten.
- Das Mitglied hat sich abgemeldet. Mitglieder können Marketing- & Benachrichtigungs-E-Mails in ihrem Profil ausschalten. Der Link Abmelden in der Fußzeile der E-Mail öffnet diese Einstellung, und der Abmelde-Button, den manche Mail-Apps neben dem Absender zeigen, schaltet sie mit einem Klick aus. Denselben Schalter sehen Sie im Tab Benachrichtigungen des Mitglieds unter Kontakte. Um ihn dort zu ändern, brauchen Sie die Berechtigung Mitglied aktualisieren.
- Die Adresse hat einen Bounce erzeugt oder der Empfänger hat Spam gemeldet. Nach einem dauerhaften Bounce oder einer Spam-Meldung kann Ihre Plattform den Versand an diese Adresse einstellen. Eine Spam-Meldung schaltet außerdem die Marketing- & Benachrichtigungs-E-Mails des Mitglieds aus. War die Adresse vertippt, korrigieren Sie sie im Mitgliederprofil. Die neue Adresse ist nicht gesperrt.
Abmeldungen und gesperrte Adressen halten die drei E-Mails, die sich nicht ausschalten lassen, nicht auf. Admin-Benachrichtigungen und einige Zahlungs-E-Mails, etwa Erstattungshinweise, Zahlungserinnerungen und Mahnungen, werden ebenfalls trotzdem gesendet.
E-Mails können auch eine Zeit lang pausiert werden, wenn zu viele E-Mails aus Ihrem Workspace zurückkommen oder als Spam gemeldet werden.
Absender einrichten
Im Tab Email Einstellungen entscheidet der Absender, wie E-Mails Ihre Plattform verlassen.
- MemberArea (empfohlen) sendet über die gemeinsame Infrastruktur und braucht keine Einrichtung.
- Eigener SMTP-Server sendet über Ihren Mailserver. Host, Port, Benutzername, Passwort, Von-Adresse und Absendername sind dann Pflicht. Lehnt Ihr Server die Verbindung oder die Anmeldung ab, wird die E-Mail nicht gesendet und erscheint nicht in Gesendete E-Mails.
Unter Antworten und Pflichtangaben legt die Antwort-an-Adresse fest, wohin Antworten gehen, wenn Empfänger auf Antworten klicken. Bleibt sie leer, gehen Antworten an die Von-Adresse. Sie gilt für beide Absender.
Speichern Sie nach jeder Änderung, wählen Sie dann Test-E-Mail senden und geben Sie eine Adresse unter Senden an ein. Der Test nutzt Ihre gespeicherten Einstellungen. „Test-E-Mail gesendet. Prüfen Sie Posteingang und Spam-Ordner des Empfängers.“ bedeutet, dass die E-Mail Ihre Plattform verlassen hat. Schlägt der Versand fehl, zeigt der Dialog die Fehlermeldung, die zurückkam.
Von Ihrer eigenen Domain senden
Ihre eigene E-Mail-Domain lässt Ihre E-Mails von einer Adresse auf Ihrer Domain kommen, etwa noreply@mail.yourbrand.com. Das gilt nur mit MemberArea (empfohlen) als Absender. Mit Eigener SMTP-Server wird die Von-Adresse verwendet, die Sie dort eingetragen haben.
Ist noch keine Domain verbunden:
- Geben Sie eine Sende-Domain ein, wählen Sie eine Region und dann Domain verbinden.
- Legen Sie die aufgelisteten Einträge bei Ihrem DNS-Anbieter an. Alle Einträge kopieren kopiert sie in einem Schritt.
- Wählen Sie Jetzt prüfen.
Zeigt die Box bereits eine Domain mit ihren Einträgen, ist eine Sende-Domain verbunden. Um eine andere zu nutzen, wählen Sie zuerst Trennen und verbinden dann Ihre.
Der Status zeigt, wo die Domain steht:
- Verifiziert: Die Einträge sind bestätigt.
- Nicht gestartet oder Offen: Die Einträge sind noch nicht bestätigt. Prüfen Sie, ob Sie sie angelegt haben, warten Sie auf Ihren DNS-Anbieter und wählen Sie dann erneut Jetzt prüfen.
- DNS wird verteilt: Die Prüfung konnte die Einträge noch nicht bestätigen. Versuchen Sie es später erneut.
- Fehlgeschlagen: Die Einträge stimmen nicht überein. Vergleichen Sie jeden Eintrag mit dem bei Ihrem DNS-Anbieter, korrigieren Sie ihn und prüfen Sie erneut.
Nur eine verifizierte Domain wird als Absender verwendet. Einige E-Mails, etwa Zahlungserinnerungen, können weiterhin von einer MemberArea-Adresse kommen. Der Optional: DMARC-Eintrag ist „Empfohlen für neue Versanddomains während des Warm-ups. Für die Verifizierung nicht erforderlich.“
Trennen entfernt die Domain, nachdem Sie bestätigt haben.