Certains modules ne doivent pas s'ouvrir d'eux-mêmes : une séance de coaching, une partie avancée qui demande d'abord une vérification, ou du matériel que vous remettez en personne. Réglez un tel module sur Sur demande. Les membres le voient dans le cours, demandent l'accès avec un court message, et vous décidez qui entre.
Mettre un module sur demande
Ouvrez le cours et restez sur l'onglet Contenu. Cliquez sur le bouton de statut du module, qui affiche son statut actuel, par exemple Caché, et choisissez Sur demande. La boîte de dialogue Paramètres Sur demande s'ouvre avec deux options :
- Texte affiché aux membres : ce que les membres lisent avant de demander, par exemple à quelle question répondre ou ce qu'il faut terminer d'abord. Jusqu'à 2000 caractères.
- Une justification est obligatoire : quand l'option est active, les membres ne peuvent pas envoyer de demande sans écrire de motif.
Comme les autres modifications de contenu, le nouveau statut atteint les membres dès que vous publiez le cours. Changer le statut d'un module demande Modifier le module, et l'éditeur de cours qui l'entoure demande Modifier le cours et Voir le module pour la liste des modules. Traiter les demandes demande Modifier le module.
Structurer un cours avec des modules et des leçons
Ce que voit le membre
Le module reste dans la liste du cours avec un bouton Demander et l'indication « Demandez l'accès au module avec le bouton à droite ». Ses leçons restent verrouillées, même quand le membre suit un lien direct vers elles.
Demander ouvre la boîte de dialogue Demander le module. Elle indique au membre que la décision arrive par e-mail, affiche votre texte sous Question/Exigences et propose une zone de texte pour son motif, là encore jusqu'à 2000 caractères.
Après l'envoi, le bouton passe à En attente et ne peut plus être cliqué. Un membre ne peut avoir qu'une seule demande ouverte par module. Dès que vous l'approuvez, le module s'ouvre comme n'importe quel autre. Si vous la refusez, le module indique que la demande précédente a été refusée, et le membre peut en envoyer une nouvelle. C'est la demande la plus récente qui décide. Pour revenir vous-même sur une décision, utilisez Modifier sur cette demande.
Seuls les membres qui ont accès au cours peuvent envoyer une demande, et seulement une fois qu'ils remplissent les prérequis du cours. L'accès au cours lui-même vient d'un accès direct ou d'un groupe.
Ce que voient les membres dans un cours
Qui est informé d'une nouvelle demande
Chaque nouvelle demande envoie un e-mail intitulé « Demande d'accès au module » avec le nom du module à chaque auteur du cours qui a une adresse e-mail. Si aucun auteur n'a d'adresse e-mail, la personne qui a créé l'espace de travail le reçoit. L'e-mail nomme le membre, le module et le cours, cite le motif s'il y en a un et renvoie vers le cours dans votre espace d'administration. Il est rédigé dans la langue de la personne qui a créé l'espace de travail.
Où les demandes se rassemblent
Cours > Demandes réunit les demandes de tous les cours. L'onglet affiche le nombre de demandes en attente sous forme de badge. Dans un cours, un onglet Demandes apparaît dès que l'un de ses modules est sur demande, limité à ce cours.
Quatre vignettes figurent en haut : En attente, Attente la plus longue, Attente moyenne et Taux d'approbation. Vous pouvez chercher par nom de membre, e-mail, module ou cours, choisir un cours quand plusieurs cours ont des demandes, et trier par Le plus récent ou Le plus ancien. La liste affiche jusqu'à 100 demandes à la fois, celles en attente en premier. Pour atteindre les plus anciennes, affinez-la avec la recherche, le cours ou un statut.
La vue Tableau liste chaque demande sur sa propre ligne et filtre par En attente, Validé, Refusé ou Tous. Cliquez sur une ligne pour voir le motif, les dates et qui a décidé. La vue Par module regroupe les demandes en attente par module, ce qui aide quand beaucoup de membres demandent le même. Un module partagé par plusieurs cours forme un seul groupe avec les demandes de tous ces cours.
Approuver et refuser
Valider débloque aussitôt le module pour ce membre. Rejeter ouvre une boîte de dialogue avec un champ Motif du refus. Le motif est facultatif, jusqu'à 2000 caractères, et part au membre par e-mail.
Pour en traiter plusieurs à la fois, cochez des lignes en attente dans le tableau et utilisez Valider ou Rejeter dans la barre qui apparaît. Une action groupée traite jusqu'à 100 demandes. Dans la vue Par module, Tout approuver approuve en une étape les demandes en attente de ce groupe.
Une décision n'est pas définitive. Modifier sur une demande traitée propose la décision inverse : Rejeter pour une demande approuvée, Valider pour une demande refusée. Refuser une demande que vous aviez approuvée verrouille à nouveau le module pour ce membre.
Rédigez le motif comme si vous parliez au membre. Il arrive comme une note de votre part, pas comme un message système.
Les e-mails que reçoit le membre
Chaque décision envoie un e-mail au membre, y compris une décision modifiée, dans la langue du membre :
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Une approbation s'intitule « Accès au module approuvé » avec le nom du module. Elle nomme le module et le cours et renvoie vers le cours.
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Un refus s'intitule « Accès au module refusé » avec le nom du module. Votre motif apparaît sous « Note de votre formateur ».